Die Personalakte: Was gehört rein und wer darf sie einsehen?

In einem größeren Unternehmen ist es Ihnen als Arbeitgeber unmöglich, jeden Mitarbeiter gut zu kennen. Zum Glück müssen Sie das Gedächtnis darauf nicht trainieren. Die Personalakte hilft Ihnen, die wichtigsten Daten und Qualifikationen auf einen Griff parat zu haben. Aber Achtung, die Personalakte darf nicht zum Nachschlagewerk des Privatlebens oder der Krankenakte Ihrer Mitarbeiter werden. Wir verraten, was darin stehen darf und welche Rechte und Pflichten beide Seiten haben.

© Shutterstock/Stokkete

Wozu dient eigentlich die Personalakte?

Eine Akte ist stets nur so gut wie das System, nach dem sie angelegt wurde. Das gilt auch und besonders für die Personalakte. Unternehmen haben keine Pflicht, Personalakten zu führen, doch bereits bei wenigen Angestellten fällt es mit Akte leichter, Dokumente schnell wiederzufinden und zuzuordnen. Das kann ganz klassisch analog mithilfe eines abschließbaren Aktenschrankes oder digital geschehen. Die große Frage lautet: Was sollten und dürfen Sie überhaupt in der Personalakte speichern?

Personalakten dienen weder zur Überwachung Ihrer Angestellten noch als Logbuch. Arbeitszeiterfassung, Fahrtenbücher und weitere Logs haben in dieser Akte nichts zu suchen. Sie werden zwar auch pro Mitarbeiter erfasst, dies jedoch über das allgemeine Verwaltungssystem. Eine gesetzliche und damit rechtliche Regelung in Bezug auf den Inhalt der Personalakte gibt es deswegen nicht, weil sie kein steuerliches oder buchhalterisches Instrument ist. Sie unterstützt die Unternehmensleitung und HR-Abteilung dabei, den Mitarbeiter selbst mit Verträgen und wichtigen Unterlagen zu erfassen. Sie ist jedoch nicht dazu da, seine Arbeit oder Person zu bewerten. Auch darum sollten Sie bedenken, dass Ihr Mitarbeiter jederzeit Einsicht in die Akte verlangen darf.

Das gehört in eine Personalakte

Das Recht auf Einsicht in die Personalakte ist arbeitsrechtlich verankert. Überhaupt dürfen Mitarbeiter immer erfragen, welche Daten Sie über die eigene Person speichern. Es ist also wichtig, sich an der Frage zu orientieren, was das Minimum ist, das die Führungsetage über den Mitarbeiter wissen muss. Die Akte selbst sollte so dünn wie möglich sein, sagte Arbeitsrechtler Paul-Werner Beckmann in einem Interview auf Spiegel Online.

Unbedingt abheften

In der Praxis bedeutet das, dass sie folgende Dokumente unbedingt aufnehmen sollten:

• Unterlagen, die zur Anstellung beigetragen haben (Bewerbung, Qualifikationen, Zeugnisse)
• Weiterbildungen und Qualifikationen, die in der Anstellung erworben werden
• Arbeitsvertrag und Anlagen zum Vertrag, zusätzliche Vereinbarungen
• Angaben zu Krankenkasse, Sozialversicherung, Steuer
• Information über Mitgliedschaft im Betriebsrat
• Urlaubsanträge und Schriftwechsel
• Darlehen und Lohnpfändungen
• Abmahnungen (temporär)
• Kündigungsschreiben und ausgestellte Arbeitszeugnisse

Das Privatleben Ihrer Mitarbeiter

Sie dürfen auf keinen Fall private Informationen aufbewahren. Es ist zwar verlockend, kann aber rechtlich zum Fallstrick werden, zufällig gefundene Daten abzulegen. Ein Beispiel: Nach einer Firmenfeier posten Ihre Mitarbeiter in einer internen, geschlossenen Facebookgruppe Fotos. Darunter auch Frank K. Sie werden neugierig, weil sein Profilfoto einige politische Aussagen enthält und besuchen das Profil. Dort finden Sie zahlreiche Postings darüber, dass Frank K. mit seinem Lebenspartner auf dem CSD gefeiert hat und sich in seiner Freizeit für Flüchtlinge in der LGBTQ-Community engagiert. Dürfen Sie diese Information in der Personalakte ablegen?

Nein, denn die Privatsphäre Ihrer Angestellten und so auch die von Frank K. muss arbeitsrechtlich geschützt bleiben. Sexuelle und private Vorlieben, Hobbys und politisches Engagement sind nur dann beruflich ein Thema, wenn sie der Firmenphilosophie widersprechen und zu einer Abmahnung führen könnten. Rassistische und volksverhetzende Aussagen in den sozialen Medien können beispielsweise zu einer Kündigung beitragen. Dann finden sie sich in dem Kündigungsschreiben und dieses in der Personalakte. Die Informationen aus dem Facebookprofil haben hier jedoch nichts zu suchen. Ebenso sind Krankentage, psychologische Informationen und vertrauliche Schreiben auf keinen Fall in dieser, für die Führungsetage und HR bestimmten, Akte aufzubewahren.

Datenschutz und Sicherheit

Die Personalakte ist und war schon immer ein sensibler Ordner, in den längst nicht jeder Mitarbeiter Einblick erhalten soll und darf. Mit der Einführung der neuen europaweiten DSGVO soll die gesamte Datenhaltung der personenbezogenen Informationen erneut auf den Prüfstand. Was heißt das für Sie als Arbeitgeber? Sie müssen sicherstellen, dass nur die Menschen Zugriff oder partiellen Zugriff auf Mitarbeiterdaten erhalten, die auch dazu berechtigt sind. Namentlich sind das die Unternehmensführung, HR-Abteilung und Verwaltungsabteilungen, die Einsicht in Versicherungs- und Lohndaten benötigen.

Digital sicher verwalten

Nahezu alle modernen Softwarelösungen lassen die Rechtevergabe zu. Dazu muss sie jedoch erst einmal angelegt werden. Eine Auslagerung in die Cloud ist auch nach neuer Regelung kein Problem – solange die Cloud sicher ist. Große Anbieter sind dabei stets sicherer als ein kleines Rechenzentrum im eigenen Keller. Die digitale Rechtevergabe sollte stets überwacht werden.

Analoge Aufbewahrung als Sicherheitsfalle

Analoge Personalakten müssen so verwahrt sein, dass kein Unbefugter Zugriff darauf hat. Ein abgeschlossener Aktenschrank allein genügt nicht. Wer noch mit analogen Daten arbeitet, sollte diese in einem verschlossenen Raum aufbewahren, zu dem nur Befugte Zutritt haben. Weder darf der Praktikant für Sie Akten von dort holen noch können Mitarbeiter unbegleitet ihre Akten heraussuchen. Die Buchhaltung benötigt keinen Zugriff auf die schriftliche Korrespondenz zwischen Arbeitgeber und Angestellten, und der Abteilungschef sollte keinen Zugriff auf beispielsweise medizinische Daten haben, die eine Diskriminierung der Mitarbeiter fördern. Kurzum: Die Daten müssen sicher sein. Nicht mehr und nicht weniger fordert der neue Datenschutz.

Zudem können Mitarbeiter ihre eigene Personalakte wie erwähnt jederzeit einsehen. Und das sollten sie regelmäßig tun um dem Missbrauch persönlicher Informationen vorzubeugen, denn gegen die Speicherung privater Daten können sie klagen. Sie hingegen haben das Recht, wichtige Daten aufzubewahren und Ihren Mitarbeiter für Falschangaben und veraltete Informationen zur Rechenschaft zu ziehen.

Aufbewahrungsfristen und Zugänglichkeit

Die Personalakte ist ein wichtiger Beweisgegenstand, wenn rechtliche Forderungen durchgesetzt werden sollen. Hat Ihr Angestellter beispielsweise bei der Einstellung Qualifikationen angegeben, die gar nicht existieren, weisen Sie es anhand der Dokumente nach. Aber auch der Angestellte selbst kann Nachforderungen stellen, wenn der Arbeitsvertrag beispielsweise nicht mustergültig eingehalten oder Sozialversicherungszahlungen nie geleistet wurden. Schadensersatz kann er innerhalb von 3 Jahren, Rentenansprüche 30 Jahre lang einklagen. Steuerinformationen müssen Sie 6 Jahre lang aufbewahren, Buchungen 10 Jahre. Eine Mindestaufbewahrung von 10 Jahren für alle Datensätze ist daher ein Muss, danach müssen Sie lediglich Versicherungsbelege behalten. Als Stichdatum gilt jeweils der letzte Tag des Geschäftsjahres.

Sind alle Fristen verstrichen, muss die Akte vernichtet werden. Und zwar so, dass niemandem die Belege unbefugt in die Hände fallen können. Es gilt in allen Belangen, die Sicherheit der Daten so zu schützen, wie Sie Ihre eigenen Akten gesichert sehen wollen. Ein hoher Standard, der mit etwas Mühe jedoch erreichbar ist.