Werkverträge für Studenten und Praktikanten: Die fünf wichtigsten Regelungen

Viele Unternehmen schätzen die Dienste von Studierenden und Praktikanten sehr. Zum einen leisten jene vergleichbar kostengünstig wertvolle Arbeit. Zum anderen handelt es sich um eine ausgezeichnete Möglichkeit der Talentrekrutierung. Frühzeitig können auf diese Weise qualifizierte Mitarbeiter an den Betrieb gebunden werden. Der Werkvertrag ist dabei ein populäres Instrument sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Beschäftigten. Die folgenden fünf Regeln sind jedoch zu beachten.

© Fotolia/contrastwerkstatt

1. Praktikanten können keine Werkverträge erhalten

Die gesetzliche Grundlage für alle Werkverträge finden Sie im §§ 631 BGB ff. Die zentrale Definition lautet dabei, dass gegen ein festgelegtes Entgelt ein Arbeitswerk erbracht wird. Ein Praktikant arbeitet nach allgemeiner Verkehrsanschauung, um „berufliche Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten und Erfahrungen zu erwerben.“ Diese Definition basiert auf § 26 BBiG. § 22 des MiLoG (Mindestlohngesetz) legt außerdem fest, dass ein Praktikum zeitlich befristet ist und es sich nicht um eine Berufsausbildung im klassischen Sinne handelt. Vielmehr bereitet es diese vor oder unterstützt sie.

Vereinfacht gesagt gilt deshalb: Sie können Studierende mit Werkverträgen oder aber als Praktikanten einstellen – beides zusammen geht jedoch nicht. Möglich ist es allerdings, einen entsprechenden Vertrag ruhen zu lassen, um einem Studierenden ein studienbegleitendes Praktikum zu ermöglichen.

2. Studenten mit Werkverträgen müssen in der Hauptsache studieren

Grundsätzlich dürfen Studierende nur dann Werkverträge erhalten, wenn jene „in der Hauptsache studieren.“ Die wöchentliche Arbeitszeit darf hierbei 20 Stunden nicht überschreiten. Tut sie dies doch, gilt der Studierende als „in der Hauptsache Arbeitnehmer“ und muss als solcher eingestellt werden.

Allerdings gibt es Ausnahmen von der 20 Stunden-Regelung. Sie können beispielsweise die Semesterferien für Mehrarbeit nutzen. Solange der Studierende nicht mindestens 26 Wochen für Sie arbeitet, dürfen Sie den Grenzwert überschreiten. Wenn der Vertrag beispielsweise 25 Wochen und sechs Tage läuft, darf der Studierende auch bis zu 40 Stunden pro Woche für Sie tätig sein. Die 20 Stunden sind aber als Jahresmittelwert einzuhalten.

Viele Studierende haben jedoch nicht nur einen Werkvertrag. Die 20 Stunden gelten jedoch als Arbeitszeit für alle derartigen Arbeitsverhältnisse zusammen. Folgende Unterlagen sollten Sie sich deshalb vor Vertragsabschluss aushändigen lassen:

a) Eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung – diese sollten Sie jedes Semester wieder anfordern
b) Sämtliche weiteren Arbeitsverträge in Kopie
c) Schriftliche Bestätigung des Studierenden, dass er Sie über alle sonstigen Arbeitsverhältnisse unterrichtet hat

3. Sie dürfen das Entgelt frei verhandeln – mit einigen Einschränkungen

Mit einem Werkvertrag ist der Studierende ein freischaffender Unternehmer, der Ihnen seine Arbeitskraft als vorübergehende Dienstleistung anbietet. Sie können das Entgelt deshalb frei verhandeln. Sie dürfen jedoch den Mindestlohn dabei nicht unterschreiten. Grundsätzlich wird es auch nicht gerne gesehen, wenn die Werkverträge innerhalb eines Unternehmens stark differieren. Beschäftigen Sie beispielsweise mehrere Studierende mit Werksverträgen, die alle im Prinzip identische oder vergleichbare Tätigkeiten verrichten, sollten Sie diese auch gleich bezahlen.

Keinesfalls darf das Entgelt weniger als 450 Euro pro Monat betragen. In einem solchen Fall dürfen Sie keinen Werkvertrag vergeben. Die betreffende Person arbeitet stattdessen als geringfügig beschäftigt bei Ihnen. Es gelten dann im Prinzip die gleichen Regelungen wie für Werkverträge, nur findet jetzt eine Anmeldung über die Minijob-Zentrale statt.

Beispiel: Beschäftigen Sie einen Studierenden für drei Monate, müssen Sie ihm wenigstens 1351 Euro für einen Werkvertrag zahlen. Wenn Sie weniger zahlen, liegt stattdessen eine geringfügige Beschäftigung vor.

4. Studierende mit Werkvertrag müssen angemeldet werden

Der besondere Charme von Werkverträgen für den Arbeitgeber ist, dass keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen. Beiträge für die Krankenversicherung und die Arbeitslosenversicherung sind also nicht zu entrichten. Sehr wohl gezahlt werden müssen allerdings Beiträge für die Rentenversicherung. Studierende mit einem entsprechenden Vertrag müssen deshalb angemeldet werden. Lassen Sie sich deshalb die Sozialversicherungsnummer geben. Als Kürzel für die Meldung geben Sie 0100 ein. Sobald der Vertrag erfüllt oder durch eine Kündigung beendet wurde, müssen Sie den Studierenden wieder abmelden.

5. Wer den Werkvertrag kündigt, erleidet den wirtschaftlichen Schaden

Wenn Sie es im Vertrag nicht anders ausgeführt haben, kann dieser zu jeder Zeit gekündigt werden – und zwar beidseitig. Dies bedeutet, Sie können den Studierenden sofort entlassen, sollten Sie unzufrieden sein. Jener kann allerdings auch jederzeit gehen. Da dies sehr unangenehm für die Seite ist, die nicht kündigt, hat der Gesetzgeber eine Regel eingeführt, um für einen Ausgleich zu sorgen. Verknappt lautet jene: Wer kündigt, hat den wirtschaftlichen Schaden.

Konkret bedeutet dies, dass Sie den Studierenden vollständig bezahlen müssen, ganz gleich, wann Sie ihn entlassen. Im Gegenzug verzichtet dieser auf das komplette Entgelt, sollte er vor der vereinbarten Zeit den Vertrag beenden. Allerdings kann diese Regelung durch den Vertrag ausgehebelt werden. Sie dürfen Kündigungsfristen und etwaige Entschädigungen festlegen. Tatsächlich ist dies im Alltag die Regel und sollte von Ihnen beherzigt werden.

Sie müssen dabei aber an einen wesentlichen Rechtsgrundsatz denken: Klauseln eines Vertrags dürfen niemals der Partei nachteilig ausgelegt werden, die das Dokument nicht aufgesetzt hat. Das heißt, Sie können sich selbst keine Kündigungsfrist sichern, aber den Studierenden im Gegenzug ohne Entlohnung aus dem Werkvertrag entlassen.

Überdies müssen etwaige Urlaubsansprüche, die Sie vertraglich vereinbart haben, berücksichtigt werden. Diesbezüglich können Sie sich an dem Kündigungsprozedere orientieren, wie es für jeden normalen Arbeitnehmer gilt. Für Praktikanten gelten übrigens die identischen Regelungen.

Einige zusätzliche Tipps für die Einstellung von Studierenden mit Werkverträgen

Um sich abzusichern, sollten Sie sich vom Studierenden schriftlich Auskunft geben lassen, ob er als Kleinunternehmer auftritt oder nicht. Die Grenze liegt bei freiberuflichen Einnahmen von 17.500 Euro. Für Sie hat dies folgenden Hintergrund: Ohne schriftliche Erklärung über die Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung muss bei der Abrechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Ein Werkvertrag darf eine Probezeit aufweisen. Allerdings haben sich für dafür einige Richtlinien eingebürgert: Der Vertrag muss mindestens eine Laufzeit von sechs Monate haben, um eine Probezeit zu rechtfertigen. Überdies darf diese drei Monate nicht übersteigen. Bei einer Kündigung in der Probezeit sollte eine finanzielle Entschädigung gezahlt werden.

Sie dürfen auch einen Studierenden mit Werkvertrag dazu verpflichten, einen Teil seines Urlaubs während der Betriebsferien zu nehmen. Allerdings muss er höchstens drei Fünftel seines Urlaubs während dieser Zeiten nehmen. Bei einem Werkvertrag kann es passieren, dass die Betriebsferien länger als die genannten drei Fünftel sind. Stimmt der Studierende nicht freiwillig zu, auch seinen Resturlaub für die Betriebsferien zu verwenden, müssen Sie ihn für diese Zeit bezahlt freistellen.

Beachten Sie außerdem, dass Studierende nicht mehr mit einem Werkvertrag arbeiten dürfen, wenn diese bereits ihre Abschlussnote kennen. Nicht erst mit der Exmatrikulation erlischt dieses Recht. Auf diese Weise möchte der Gesetzgeber verhindern, dass Personen weiter mit Werkvertrag beschäftigt werden, die längst voll eingestellt werden könnten, d.h. eigentlich keine Studierenden mehr sind.