Der erste Schritt, um ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen, ist eine umfassende Planung. Dabei reicht es nicht aus, nur den zeitlichen Rahmen für jedes Gespräch und den persönlichen Berufsalltag darauf abzustimmen. Die Entscheidung für einen geeigneten Raum hat einen genauso hohen Stellenwert wie die Auswahl der am Gespräch beteiligten Mitarbeiter des Unternehmens.

Legen Sie im Vorfeld folgende Punkte verbindlich fest:

  • Wer aus dem Unternehmen nimmt am Gespräch teil
  • Wer muss grundsätzlich in alle Entscheidungen während des gesamten Bewerbungsprozesses mit eingebunden werden
  • Die Gesprächsdauer
  • Entscheiden Sie sich für weitere Gesprächsteilnehmer unter Berücksichtigung der ausgeschriebenen Position

Immer häufiger erkundigen sich Bewerber bereits im Vorfeld wer genau am Gespräch teilnimmt, über die Funktionen der Teilnehmer sowie die geplante Dauer des Vorstellungsgesprächs. Halten Sie diese Informationen griffbereit. Damit zeigen Sie Professionalität und Wertschätzung gegenüber den Kandidaten.

Bewerbungsgespräch führen © Fotolia/contrastwerkstatt

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Bewerbungsgespräch führen im passenden Umfeld

Achten Sie bei der Raumauswahl auf seine Eignung für diese speziellen Gespräche. Denn eine angenehme Raumatmosphäre ist die Voraussetzung, um dort ein Bewerbungsgespräch zu führen. Verzichten Sie daher auf den Pausenraum oberhalb der Produktion oder einen abseits stehenden Tisch in der Kantine. Stellen Sie durch die rechtzeitige Reservierung des Besprechungsraums sicher, dass er für den gebuchten Zeitraum zuverlässig verfügbar und vor allem vorbereitet ist.

Unter dem Aspekt des Employer Brandings präsentieren Sie das Unternehmen von seiner besten Seite. Denn jeder Kandidat, mit dem Sie ein Bewerbungsgespräch führen, ist im ersten Schritt ein potenzieller Mitarbeiter. Je nachdem wie das Gespräch verläuft, wirkt es sich positiv oder negativ von größter Bedeutung aus, das Image der Arbeitgebermarke kontinuierlich zu stärken.

Sitzordnung beim Bewerbungsgespräch beachten

Viele Arbeitgeber unterschätzen die Auswirkung der Sitzordnung auf die Gesprächsatmosphäre. Dies gilt vor allem für Gespräche mit mehreren Teilnehmern aus dem Unternehmen. Dabei trägt eine positive Atmosphäre maßgeblich zum erfolgreichen Gesprächsverlauf bei.

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Immer noch ist in vielen Unternehmen eine an ein Verhör erinnernde Sitzordnung üblich. Dabei positionieren sich die Vertreter des Unternehmens auf einer Seite gegenüber dem Kandidaten. Dies führt von Beginn an zu einer sehr förmlichen und für viele Menschen unangenehmen Situation.

Entscheiden Sie sich im Sinne eines positiven Gesprächsverlaufs für die kooperative Sitzordnung. Ist kein runder Tisch vorhanden, bietet sich die Sitzordnung „über die Ecke“ an. Geben Sie dabei dem Bewerber auf jeden Fall entsprechenden Freiraum.

Reichen Sie zusätzlich noch stilles Wasser, Tee, Kaffee und ein paar Kekse und sie schaffen eine Gesprächsatmosphäre auf Augenhöhe und leben ehrliche Gastfreundschaft.

Gesprächsvorbereitung ist mehr als ein Zeichen der Wertschätzung

Genauso wichtig wie die Planung ist die Vorbereitung des Gesprächs selbst. Bevor Sie das Bewerbungsgespräch führen, setzen Sie sich intensiv mit den Unterlagen jedes einzelnen Kandidaten auseinander. Prägen Sie sich vor jedem Termin zumindest den Namen ein.

Denken Sie daran, die einzelnen Namen einschließlich der vereinbarten Termine zusätzlich beim Empfang zu hinterlegen. So fühlen sich die Kandidaten bereits beim Eintritt ins Firmengebäude wertgeschätzt, wenn Sie schon an dieser Stelle namentlich begrüßt werden.

Strukturieren Sie den Gesprächsablauf

Die Struktur des Gesprächs teilt sich in fünf Phasen und sollte ungefähr 45 Minuten dauern. Achten Sie beim Bewerbungsgespräch auf die geplante Zeit, ohne jedoch zu drängen. Für Smalltalk und Abschluss kalkulieren Sie ungefähr fünf Minuten; alle anderen Phasen dauern zwischen 10 und 15 Minuten.

Phase 1 – Smalltalk

Eine herzliche und ehrliche sowie selbstverständlich persönliche Begrüßung startet das Gespräch. Fragen nach der Anreise finden hier genauso Raum wie die Vorstellung der einzelnen Gesprächsteilnehmer und ihrer Funktionen im Unternehmen.

Phase 2 – gegenseitiges Kennenlernen

Der Zeitpunkt der Selbstpräsentation des Bewerbers ist gekommen. Stellen Sie offene Fragen; vermeiden Sie jedoch die typischen Stärken-Schwächen-Fragen, sondern stimmen Sie die Fragen auf Ihr Unternehmen und die vakante Position ab.

  • Begegnen Sie den Bewerbern auf Augenhöhe
  • Lassen Sie die Bewerber immer ausreden!
  • Unterstützen Sie die Kandidaten und nehmen Sie ihnen die Nervosität.

Notieren Sie relevante Informationen, während Sie das Bewerbungsgespräch führen. Sie sind für die spätere Entscheidungsfindung unverzichtbar.

Phase 3 – das Unternehmen stellt sich vor

Geben Sie möglichst frei und ohne Werbebotschaft einen kurzen Einblick in das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle sowie die damit verbundenen Tätigkeiten und Anforderungen. Stellt der Kandidat im Anschluss fragen, freut er sich über eine ausführliche Beantwortung.

Sind mehrere Vertreter des Unternehmens am Gespräch beteiligt, trägt jeder seinen individuellen Part dazu bei. Im Idealfall ist der zukünftige Vorgesetzte anwesend, um das Bewerbungsgespräch zu führen oder zumindest zu begleiten.

Phase 4 – Die Zeit für Fragen

Nach der detaillierten Präsentation des Unternehmens und der offenen Position geben Sie dem Kandidaten ungefähr zehn Minuten Zeit für gezielte Fragen. Wie alle anderen Fragen beantworten Sie auch diese ehrlich und offen. Auch dann, wenn sie Ihnen zu gezielt erscheinen. Immerhin zeigen solche Fragen, dass sich der Bewerber intensive Gedanken über das Unternehmen und die ausgeschriebene Position macht.

Phase 5 – Das Gesprächsende

Diese Phase dient nicht nur dem Austausch der obligatorischen Abschiedsfloskeln, sondern vor allem dem abschließenden Informationsaustausch. Informieren Sie den Bewerber über die weitere Vorgehensweise im Bewerbungsprozess und bis wann der Kandidat mit einer Antwort rechnen darf. Beantworten Sie Fragen nach dem Ansprechpartner und weitere für beide Seiten wichtige und noch offene Punkte.

Bleiben Sie der Gesprächsführer

Um ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen, ist Ihr wohlwollendes Interesse unverzichtbar. Hören Sie aktiv zu und gehen Sie geduldig auf Fragen des Kandidaten ein. Selbstverständlich liegt die vorwiegende Gesprächsaktivität beim Bewerber. Trotzdem bleiben Sie der Gesprächsführer. Moderieren Sie das Vorstellungsgespräch und behalten Sie die Kernpunkte im Auge. Dies gilt sowohl für die Antworten des Kandidaten wie für die von Ihnen gelieferten Informationen.

Wie bereits erwähnt, bilden Notizen die Grundlage für die spätere Entscheidungsfindung. Hilfreich ist ein Interviewleitfaden. Er unterstützt Sie dabei, ein fokussiertes Bewerbungsgespräch zu führen. Gleichzeitig vereinfacht ein gut strukturierter Leitfaden den späteren Vergleich der einzelnen Bewerber.

Welcher ist der richtige Bewerber?

Der nächste Schritt im Bewerbungsprozess nach den einzelnen Gesprächen ist die Auswahl der geeigneten Bewerber. In vier Schritten wählen sie jene Kandidaten aus, die in die engere Auswahl kommen. Es sind jene Bewerber, mit denen Sie ein weiteres Bewerbungsgespräch führen.

  • Ranking mit den besten drei bis fünf Bewerbern (abhängig von der ursprünglichen Bewerberzahl).
  • Schriftliche Analyse der Vorauswahl unter Berücksichtigung Ihrer Notizen und individueller Kriterien. Lassen Sie auch Ihr Bauchgefühl zu Wort kommen.
  • Ergebnisbesprechung mit den anderen Gesprächsteilnehmern oder Kollegen. Sie kennen die dafür kompetenten Personen.
  • Geben Sie sich Zeit für die endgültige Entscheidung. Idealerweise ist dies mindestens ein Tag.

Ist die Entscheidung gefallen, bedeutet dies ein weiteres Bewerbungsgespräch zu führen. Laden Sie für diese letzte Gesprächsrunde den zukünftigen direkten Vorgesetzten zum Gespräch mit ein. Eventuell ist sogar die Teilnahme eines zukünftigen Mitarbeiters sinnvoll. Denn immerhin handelt es sich um jene Menschen, die mit dem neuen Kollegen zusammenarbeiten.

Erfolgreiche Bewerbungsgespräche zu führen ist einfach

Bei guter Vorbereitung ist es unkompliziert, ein erfolgreiches und in angenehmer Atmosphäre stattfindendes Bewerbungsgespräch zu führen. Achten Sie auf wichtige Punkte wie eine gute Gesprächsatmosphäre und gliedern Sie das Gespräch in verschiedene Phasen. Bleiben Sie auf die Kerninhalte fokussiert, erhalten und geben Sie alle wichtigen Informationen innerhalb des eingeplanten Zeitraums. Sind alle Gespräche abgeschlossen, bilden die Notizen im Interviewleitfaden die Grundlage zur Entscheidungsfindung.