Bei der Entgeltabrechnung – auch als Lohn- oder Gehaltsabrechnung bekannt – sind viele Aspekte zu beachten. Zugespitzt gesagt: Lediglich die vereinbarte Bezahlung auf einen Zettel zu schreiben ist natürlich nicht ausreichend. Wir haben die wichtigsten Fakten rund um die Entgeltabrechnung für Sie zusammengestellt.

Entgeltabrechnung © Shutterstock/Roman Samborskyi

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1. Wozu eine Entgeltabrechnung?

Die Pflicht zur Entgeltabrechnung ist gesetzlich festgelegt. Gemäß §108 der Gewerbeordnung sind gewerbliche Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Angestellten die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in Schriftform vorzulegen. Zusätzlich zur Ausstellungpflicht kommt auch eine Aufbewahrungspflicht. Wenn Ihr Unternehmen jährlich mindestens einen Umsatz von 500.000 Euro und einen Gewinn von 50.000 Euro erwirtschaftet, ist es zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlage verpflichtet. Für die Entgeltabrechnungen gilt in diesem Fall eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Abgesehen von der gesetzlichen Verpflichtung dient das Aufbewahren auch Ihrer eigenen Sicherheit und der Ihrer Angestellten. Die Bundesversicherungsanstalt führt beispielsweise regelmäßige Kontrollen durch, um Rentenansprüche und getätigte Beitragszahlungen zu prüfen. Und im Falle einer Steuerprüfung sind die Entgeltabrechnungen bares Geld wert. Sollten nämlich Ungereimtheiten auftreten und Sie in den Verdacht der Steuerhinterziehung geraten, fehlt Ihnen im Zweifelsfall ohne Lohn- und Gehaltsabrechnung der Nachweis, dass Sie alle Abgaben rechtmäßig getätigt haben – und das kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Legen Sie deshalb Wert auf eine gründliche Archivierung der Entgeltabrechnungen.

2. Lohn oder Gehalt?

Wenn beide Begriffe im Alltag häufig als Synonyme benutzt werden, gibt es doch einen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt. Als Lohn wird ein Verdienst bezeichnet, der auf der Abrechnung der Arbeitsstunden basiert. Das Gehalt hingegen ist ein pauschales, fixes Monatseinkommen, das unabhängig von den tatsächlich geleisteten (Über-)Stunden gezahlt wird. Die Unterscheidung ist wichtig, da zu einer vollständigen Entgeltabrechnung natürlich auch die geleistete und abgerechnete Arbeitszeit dazugehört.

​Checkliste: ​Was gehört zu einer vollständigen Entgeltabrechnung?

​Beachten Sie diese vier Schritte, um nichts bei Ihrer Entgeltabrechnung zu vergessen!

3. Ablauf der Entgeltabrechnung

Generell läuft die Entgeltabrechnung in vier Schritten ab:

  1. Bruttorechnung: Zunächst wird das laufende Gehalt beziehungsweise der laufende Lohn berechnet. Hier wird entweder auf das im Arbeitsvertrag bestimmte Festgehalt zurückgegriffen oder der stundenbasierte Lohn berechnet. Zudem werden weitere Bezüge aufgelistet, die im Berechnungszeitraum (im Normalfall ein Monat) geleistet wurden.
  2. Nettorechnung: Im Anschluss werden die Abzüge durch Steuern und Sozialversicherung ermittelt. Achtung: Das Steuerbrutto und das Sozialversicherungsbrutto sind nicht zwangsläufig die gleiche Summe. Steuerfreibeträge und Beitragsbemessungsgrenzen führen dazu, dass nicht immer das volle Bruttogehalt der jeweiligen Berechnung zu Grunde liegt.
  3. Zahlungsrechnung: Die Zahlungsrechnung wird für die Mitarbeiter sowie die verantwortlichen Stellen für Steuer und Sozialversicherung bereitgestellt.
  4. Auswertungsrechnung: Die Auswertungsrechnung ist zur internen Verwendung und besonders für die Abteilungen Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling von Interesse. Sie dient unter anderem zur Auswertung und Planung der Personalkosten.
    Sind alle Schritte vervollständigt wurden, kann die Abrechnung als erledigt angesehen werden. Am Ende des Jahres ist für jeden Arbeitnehmer zusätzlich die Lohnsteuerbescheinigung fällig.

4. Verschiedene Beschäftigungsformen – verschiedene Regelungen

Nicht alle Arbeitnehmer werden gleich behandelt, wenn es um die Berechnung des Nettoeinkommens geht. Je nach Beschäftigungsform können unterschiedliche Regelungen hinsichtlich der Abzüge wie Steuern und Versicherungsbeiträge gelten. Ausnahmen und Sonderregelungen gelten hier beispielsweise für:

Bei Mini-Jobbern ist es beispielsweise von Interesse, ob sie nur in Ihrem Unternehmen angestellt sind oder vielleicht noch einen weiteren Job haben. Denn sobald das Gesamteinkommen die 450-Euro-Grenze überschreitet, gelten die Sonderregelungen und Pauschalbeträge hinsichtlich Lohnsteuer und Sozialversicherung nicht mehr – weder für den Arbeitnehmer, noch für den Arbeitgeber.

Eine wichtige Rolle spielt in diesem Zusammenhang auch der gesetzliche Mindestlohn. Bei jeder Erhöhung muss ein 450-Euro-Jobber entsprechend weniger arbeiten, um auf die gleiche Summe zu kommen – oder einen höheren Lohn erhalten.

Sämtliche Lohnsteuerabzugsmerkmale stellt das Finanzamt Ihnen über die elektronische Datenbank ELStAM zur Verfügung – dort finden Sie alle benötigten Steuerdaten. Zusätzlich müssen Sie bei neuen Mitarbeitern direkt den Versicherungsstatus überprüfen.

5. Erfassung sonstiger Bezüge

Neben dem fixen oder auf Stundenlohn basierenden Monatseinkommen sind häufig auch sonstige Zahlungen bei der Entgeltabrechnung zu berücksichtigen. Saisonale Zusatzzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder einmalige Bezüge wie beispielsweise Prämien, Entlassungsentschädigungen oder Jubiläumszuwendungen gehören zum Bruttoeinkommen und beeinflussen dementsprechend die Höhe von Steuern und Sozialabgaben.

6. Geldwerte Vorteile als Option bedenken

Neben diesen klassischen Einkommensarten können Sie als Arbeitgeber Ihren Angestellten auch zusätzliche Leistungen in Form von sogenannten geldwerten Vorteilen zukommen lassen. Auch hier ist es wichtig, sich über die geltenden Steuerregelungen genau zu informieren. Zwar können durch geldwerte Vorteile steuerliche Vorteile beide Seiten entstehen – wenn die Ausgabe aber nicht richtig deklariert werden oder den jährlichen Freibetrag überschreiten, kommt es im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen.

Steuerfreie geldwerte Vorteile sind beispielsweise berufsbezogene Fortbildungen, die Sie Ihren Angestellten finanzieren können. Auf andere Leistungen sind teilweise oder komplett Steuern zu zahlen – allerdings erst, wenn der Freibetrag überschritten wird. Welche Grenzen gelten, hängt von der Art des Sachbezugs ab. Kalkulieren Sie also genau durch und halten Sie Absprache mit Ihren Mitarbeitern, bevor Sie geldwerte Vorteile als Bonusleistung anbieten.

Mögliche geldwerte Vorteile sind zum Beispiel:

  • Dienstwagen
  • Firmenhandy
  • Tankgutscheine
  • Zuschuss zum Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
  • Rabatte und Gutscheine, die für die Waren oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens gelten

7. Sorgfalt ist das A und O bei der Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnung weist einige Stolperfallen auf. Viele davon sind jedoch durch ausreichend Sorgfältigkeit zu vermeiden. Die beiden wichtigsten Punkte sind die Aktualität der Stammdaten und die geltende Rechtslage. Überprüfen Sie deshalb mindestens einmal pro Jahr alle Angaben Ihrer Mitarbeiter und die rechtlichen Grundlagen: Stimmt der Sozialversicherungsstatus? Wurden neu verhandelte Gehaltsbestandteile berücksichtigt? Gibt es neue Regelungen im Steuerrecht, die die Entgeltabrechnung beeinflussen?

Eine gute Business-Software für die Entgeltabrechnung ist eine gute Unterstützung, da diese Programme Widersprüche und mögliche Fehler automatisch anzeigen, mit der ELStAM verknüpft sind und (bei regelmäßigen Updates) die neuesten rechtlichen Grundlagen berücksichtigen. Sonst ist auch die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen Experten immer eine gute Alternative. Das kostet Sie im Zweifelsfall weniger als eine große Nachzahlung, die durch eine fehlerhafte Abrechnung entstehen kann.