Für eine erfolgreiche Unternehmensführung sollten Personalmanager und Führungskräfte auch wissen, wie die Mitarbeiter die Stärken, Schwächen und bisher ungenutzten Potenziale ihres Arbeitgebers sehen. Das wichtigste Instrument, um valide Informationen über die Einstellungen, Bewertungen und Wünsche der Mitarbeiter zu erhalten, ist eine Mitarbeiterbefragung. Oft ist sie der erste Schritt zu effektiven und nachhaltigen Veränderungen im Unternehmen.

Der Employee Engagement Index des Meinungsforschungsinstitutes Gallup fördert jedes Jahr aufs Neue wenig Erfreuliches zutage. Die global erhobene Studie beschäftigt sich mit der Motivation von Mitarbeitern, ihrer Arbeitszufriedenheit und ihrer Bindung an den Arbeitgeber. Im Jahr 2016 waren demnach nur 15 Prozent aller Mitarbeiter in deutschen Unternehmen mit ihren Arbeitsplätzen rundum zufrieden und gaben eine hohe emotionale Bindung an ihr Unternehmen an. Die Ursachen dafür liegen nicht in mangelnder Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter, sondern vor allem in Führungsfehlern und einem demotivierenden Arbeitsumfeld.

Mitarbeiterbefragung © Fotolia/jannoon028

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Warum Unternehmen Mitarbeiterbefragungen durchführen sollten

Untersuchungen wie die Gallup-Studie liefern allgemeine Indikatoren dafür, welche Faktoren die Mitarbeiterzufriedenheit und die Bindung der Mitarbeiter an ihr Unternehmen empfindlich stören. Im Gegenzug sind die Unternehmen in der Pflicht, herauszufinden, was ihre Mitarbeiter bewegt und was sie sich von ihrem Arbeitgeber wünschen. Die absolute Mehrheit der Personalmanager und Führungskräfte in deutschen Firmen betrachtet Mitarbeiterbefragungen daher als ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung.

Im Hinblick auf die allgemeinen Zielstellungen von Mitarbeiterbefragungen spielen vor allem die folgenden Aspekte eine Rolle:

Nachhaltige Umsetzung der Unternehmensstrategie

Für das Umsetzen der Unternehmensstrategie und das Erreichen der Unternehmensziele sind motivierte, proaktive Mitarbeiter unerlässlich. Schließlich sind sie diejenigen, die diese Ziele in ihrer täglichen Arbeit realisieren müssen. Ansätze der Unternehmensführung und Strategieentwicklung, die von den Mitarbeitern nicht mitgetragen werden, werden daher scheitern oder mindestens ihr Potenzial nicht in vollem Maß entfalten.

Employer Branding und Mitarbeiterbindung

Ohne zufriedene und motivierte Mitarbeiter ist nachhaltiger, geschäftlicher Erfolg nicht möglich. Viele Unternehmen klagen bereits jetzt darüber, dass sie Schwierigkeiten haben, offene Stellen mit geeigneten Mitarbeitern zu besetzen. In den „Recruiting Trends 2017“ der Unternehmensberatung Kienbaum und des Staufenbiel-Instituts geben knapp 60 Prozent der befragten Personalentscheider an, dass sich dieser Trend aus ihrer Sicht in den nächsten fünf Jahren noch verstärken wird. Die Themen Mitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung besitzen für 87 bzw. 88 Prozent der Befragten innerhalb der Personalarbeit erste Priorität. Eine Mitarbeiterbefragung liefert in beiden Dimensionen wichtige Informationen darüber, was Unternehmen verändern müssen, um sich als attraktive Arbeitgebermarke zu profilieren.

Change-Management

Das geschäftliche Umfeld von Unternehmen ist nicht statisch, sondern in ständiger Veränderung begriffen. Wichtige Einflussfaktoren sind hier beispielsweise die fortschreitende Digitalisierung, dynamische Märkte und tendenziell globale Geschäftsprozesse. Folglich müssen die Firmen ein mehr oder weniger permanentes Changemanagement betreiben – und ihre Mitarbeiter dazu motivieren, den Wandel aktiv mitzutragen. Zudem gibt eine Mitarbeiterbefragung allen Beschäftigten unabhängig von ihrer hierarchischen Position die Möglichkeit, ihre Ideen in Veränderungsprozesse einzubringen und auch persönliche Befürchtungen zu äußern.

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Was bringt eine Mitarbeiterbefragung?

Im Kern geht es bei jeder Mitarbeiterbefragung darum, die Stärken und Schwächen eines Unternehmens im Hinblick auf seine Mitarbeiterführung zu ermitteln, Chancen und Risiken zu identifizieren und daraus Veränderungen abzuleiten.

Anlässe für eine Mitarbeiterbefragung sind beispielsweise:

  • Vorbereitung von strategischen Neuausrichtungen der Firma
  • Internes Personalmarketing/die bessere Einbindung von Mitarbeitern in unternehmensinterne Prozesse
  • Ursachenermittlung von Schwachstellen und Schwierigkeiten, Potenzialerschließung

Viele Unternehmen nutzen eine – dann oft in regelmäßigen Intervallen durchgeführte -Mitarbeiterbefragung auch als Instrument der Motivation und Wertschätzung ihrer Mitarbeiter sowie als Instrument des HR-Controllings sowie der strategischen Steuerung der Firma. Allerdings setzt eine Mitarbeiterbefragung auch voraus, dass Arbeitgeber bereit sind, ihren Mitarbeitern zu vertrauen, voraussetzen, dass sie ihr Arbeitsumfeld tatsächlich so erleben, wie sie es beschreiben und auf dieser Grundlage konkrete Maßnahmen zur Veränderung entwickeln.

Möglichkeiten, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen

Für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sind unterschiedliche Szenarien möglich, nach denen sich auch das „Design“ der Erhebung und des Fragebogens richtet.

Zum einen lassen sich Mitarbeiterbefragungen nach der Zahl der aufgegriffenen Themen und nach ihrer Schwerpunktsetzung unterscheiden. Sogenannte unspezifische Befragungen dienen dazu, einen möglichst umfassenden Überblick über die Meinungen und Einstellungen der Mitarbeiter zu erhalten. Eine solche Mitarbeiterbefragung liefert ein allgemeines Stimmungsbild und gibt Aufschluss über die generelle Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung, ermöglicht jedoch keinen tieferen Einblick in spezielle Themen, die für die Mitarbeiter Relevanz besitzen. Hierfür eignen sich spezifische Befragungen, die sich auf eines oder mehrere ausgewählte Themenbereiche fokussieren.

Eine Vollbefragung aller Mitarbeiter dient dazu, die Ansichten und Meinungen der gesamten Belegschaft zu erfassen. In kleineren Unternehmen ist eine solche Mitarbeiterbefragung der Regelfall und normalerweise auch deshalb erforderlich, um die Repräsentativität der Erhebung abzusichern. In großen bis sehr großen Unternehmen kommt alternativ auch eine Mitarbeiterbefragung auf Basis einer Stichprobe in Frage, die – auf der Basis zufällig ausgewählter Teilnehmer – repräsentativ für die gesamte Belegschaft ist. In anderen Studiendesigns werden nur ausgewählte Mitarbeiter befragt, die von den (dann entsprechend eingegrenzten) Themen der Befragung direkt betroffen sind.

Viele Unternehmen führen ihre Mitarbeiterbefragungen im Intranet oder auf passwortgeschützten Internet-Portalen online durch. Daneben kommen auch schriftliche und mündliche Befragungen vor. Bei Online-Befragungen und schriftlichen Befragungen sind offene – also individuell zu beantwortende – oder geschlossene Fragen möglich. Im zweiten Fall erfolgen die Antworten auf der Basis vorgegebener Antwortmöglichkeiten oder einer vordefinierten Bewertungsskala. Eine mündliche Mitarbeiterbefragung beruht auf individuellen Interviews, die eine besonders hohe Datenqualität liefern, aber auch sehr viel Zeit für ihre Durchführung und Auswertung erfordern.

Generell gilt, dass die Erstellung des Studiendesigns, der Fragebögen sowie die Auswertung der Befragung auf der Basis sozialwissenschaftlicher Methoden erfolgen sollte. Eine so durchgeführte Mitarbeiterbefragung liefert eine valide Datenbasis, die die Ziele der Erhebung optimal erfüllt. In der Praxis ist es oft empfehlenswert, hierfür externe Experten einzubinden.

Unterschiedliche Typen der Mitarbeiterbefragung

Diese methodischen Voraussetzungen sind auf unterschiedliche Formen der Mitarbeiterbefragung anwendbar. In der Praxis herrschen die folgenden Befragungstypen vor:

  • Meinungsumfragen dienen zur Ermittlung der allgemeinen Meinungen und Einstellungen der Belegschaft oder ihrer Ansichten zu einem bestimmten Thema.
  • Benchmarking-Umfragen werden regelmäßig wiederholt. Sie sollen die Entwicklung bestimmter Größen über einen längeren Zeitraum zeigen. Als Benchmarks dienen hausinterne Kennzahlen/Zielgrößen oder Normwerte aus anderen Unternehmen/der gesamten Branche.
  • Auch systemische Mitarbeiterbefragungen werden regelmäßig durchgeführt und sind dann ein Bestandteil des etablierten Führungssystems eines Unternehmens. Die Ergebnisse fließen in die Strategiebildung der Firma ein, zum Teil sollen sie jedoch auch bei der Optimierung operativer Prozesse helfen.
  • Klimabefragungen mit Rückspiegelung liefern einen Befund zu ausgewählten Fragen und damit Indikatoren für Handlungsbedarf in den jeweiligen Bereichen. Sie zielen beispielsweise darauf ab, das Betriebsklima oder interne Kommunikationsprozesse zu verbessern.
  • Mitarbeiterbefragungen als Teil von Interventionsprozessen werden vor allem im Rahmen des Change-Managements verwendet.

Eine Mitarbeiterbefragung planen und realisieren

Eine professionell geplante und durchgeführte Mitarbeiterbefragung verläuft in insgesamt acht Schritten, die sich zum Teil auch überschneiden können.

  1. Planung
  2. Vorbereitung
  3. Studiendurchführung
  4. Auswertung
  5. Feedback an die teilnehmenden Mitarbeiter
  6. Planung von Veränderungsmaßnahmen
  7. Maßnahmenumsetzung
  8. Evaluierung

In die Planungs- und Vorbereitungsphase fallen insbesondere die Zusammenstellung des Projektteams, die Erarbeitung des Studienkonzepts und der Befragungsziele, die Erstellung der Fragebögen sowie von Informationsmaterialen zur Befragung. Eine Online-Mitarbeiterbefragung erfordert außerdem einige technische Vorbereitungsmaßnahmen, in die IT-Experten eingebunden werden müssen. Dem Projektteam sollten sowohl Spezialisten als auch Führungskräfte aus verschiedenen Abteilungen aus allen wichtigen Unternehmensbereichen angehören. Wichtig ist, dass auch der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens an der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung teilnimmt, da sowohl die Befragung als auch die Auswertung und Speicherung der Ergebnisse datenschutzrechtliche Belange berühren können.

Für eine optimale Rücklaufquote sollte die Studiendurchführung – also die eigentliche Mitarbeiterbefragung – in einen Zeitraum fallen, in dem nicht mit hohen Urlaubs- oder Krankheitszahlen sowie mit außergewöhnlich hohen Arbeitsbelastungen für die Mehrzahl der Beschäftigten gerechnet werden muss. Als Richtwert für die Erhebungsdauer können zwei bis vier Wochen gelten.

Wichtig für den Erfolg der Studie ist ein ehrlicher Feedbackprozess in der Nachbereitungsphase, der die Vorstellung der Ergebnisse und die transparente Kommunikation von Veränderungsmaßnahmen einschließt. Hierzu gehört auch, darauf hinzuweisen, dass es nicht für alle in der Mitarbeiterbefragung angesprochenen Punkte kurzfristige Optimierungslösungen geben kann. Die Ergebnispräsentation für die Mitarbeiter sollte nicht ausschließlich in schriftlicher Form erfolgen. Als Rahmen dafür bieten sich – einmal abgesehen von Auswertungsdiskussionen auf Managementebene – beispielsweise ein Firmenevent oder Ergebnisworkshops an, in denen die Mitarbeiter auch die Möglichkeit erhalten, an der Entwicklung von Handlungsempfehlungen für Folgemaßnahmen teilzunehmen.

Fazit

Durch Mitarbeiterbefragungen gewinnen die Personalabteilungen und das Management einen umfassenden Einblick in die Meinungen und Einstellungen ihrer Mitarbeiter. In der Praxis fließen die Ergebnisse der Studien oft in strategische Entscheidungen ein. Der Inhalt der Erhebung kann auf ein generelles Stimmungsbild im Unternehmen oder auf spezifische Fragestellungen in bestimmten Teilbereichen zielen. Voraussetzung für Sinn und Nutzen einer Mitarbeiterbefragung sind jedoch ein professionelles Studiendesign, aktive Ergebniskommunikation an alle Mitarbeiter und aus der Befragung resultierende Veränderungsmaßnahmen.