Effiziente Personalplanung: 7 Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten

Jedes Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter. Die Bundesrepublik ist ein rohstoffarmes Land, weshalb der „Ressource Mensch“ hier eine entscheidende Bedeutung zukommt. Eine durchdachte Personalplanung ist deshalb ein unverzichtbarer Erfolgsbaustein. Ihre zentrale Rolle wird durch den demografischen Druck und den Fachkräftemangel noch zunehmen. Obwohl sie eigentlich nur sieben Aspekte berücksichtigen und in Einklang bringen müssen, unterlaufen Unternehmen bei der Personalplanung häufig Fehler. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die häufigsten Fehler und Probleme vermeiden.

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Personalplanung: Mehr als nur die kurzfristige Bedarfsdeckung

Personalplanung wird insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen häufig als kurzfristige Bedarfsdeckung verstanden. Daraus resultiert aber ein ernstes Problem, wie beispielsweise eine Studie von PwC – Deutschlands führender Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft – aufzeigt: 83 Prozent aller deutschen Unternehmen beklagen demnach einen Talentemangel (Seite 14). Wer nur kurzfristig sucht, findet auch nur schwer geeignetes Personal. Dies gilt insbesondere für jüngere Fachkräfte.

Personalplanung meint deshalb alle kurz-, mittel- und langfristigen Maßnahmen, die notwendig sind, um den Personalbedarf zu jeder Zeit zu decken. Die Planung ist folglich ein strategischer Prozess und damit Teil der Unternehmensplanung. Die Ziele der Personalplanung werden deshalb von der Betriebsführung festgelegt. Sie sollten allerdings in enger Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung des Hauses entstehen. In vielen Firmen ist dazu ein Kulturwandel bei den Personalern notwendig. Sie verstehen sich häufig ausschließlich als Ausführungsorgane, die nach konkreten Vorgaben bestimmtes Personal suchen. Ein strategisches sowie multidimensionales Planen ist ihnen häufig fremd. Es stellt jedoch ein unverzichtbares Kriterium dar, schließlich ist die HR-Abteilung die Expertenressource für alle Personalfragen.

Gemeinsam sollten die Unternehmensführung und die Personaler für ihre Planungen die folgenden sieben Aspekte berücksichtigen und aufeinander abstimmen:

• Personalbedarfsplanung
• Personalbeschaffungsplanung
• Personalentwicklungsplanung
• Personaleinsatzplanung
• Personalkostenplanung
• Lohnumsatzplanung
• Personalfreisetzungsplanung

Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung behandelt die kurzfristigen Erfordernisse für das laufende Geschäftsjahr. Vereinfacht gesagt muss festgelegt werden, dass ausreichend Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort vorhanden ist. Es muss ausreichend qualifiziert sein, um die anfallenden Arbeiten zu erledigen. Von den einzelnen Abteilungen (sowie etwaigen Filialen, Zweigstellen, Projektteams etc.) ist deshalb ein Personalgerüstplan einzufordern. Dieser muss Informationen darüber enthalten, welche Mitarbeiter unbedingt gebraucht werden und wie Urlaubszeiten oder krankheitsbedingte Ausfälle kompensiert werden. Diese Zahlen werden mit dem „Ist-Zustand“ abgeglichen, um auf diese Weise den akuten Personalbedarf zu ermitteln.

Personalbeschaffungsplan

Der Personalbeschaffungsplan legt die Regeln fest, wer auf welche Weise wie viel Personal einstellt. Dabei wird hierarchisiert und priorisiert. Es wird also nach den unterschiedlichen Ebenen des Unternehmens unterschieden, für das neues Personal benötigt wird. Außerdem wird bestimmt, welche Stellen zuerst besetzt werden müssen. Zudem wird nach inner- und außerbetrieblicher Beschaffung entschieden. Eine innerbetriebliche Entwicklung sieht beispielsweise eine Beförderung vor. Damit entsteht aber auf einer unteren Ebene neuerlicher Personalbedarf.

Die außerbetriebliche Beschaffung dreht sich um den Arbeitsmarkt. Dabei wird im Beschaffungsplan festgelegt, ob die Suche an einen externen Dienstleister übergeben werden soll. Viele Firmen lassen beispielsweise gezielt „Headhunter“ nach Fachkräften suchen, weil es sich um Brancheninsider mit hervorragenden Netzwerken handelt, die schneller Erfolg haben können.

Personalentwicklungsplan

Der Personalentwicklungsplan ist aufgrund der demografischen Entwicklung mittel- und langfristig vielleicht der wichtigste Baustein der Personalplanung. Hier werden alle Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung der eigenen Fachkräfte festgehalten. In vielen Betrieben wird nur angeboten, was gesetzlich vorgeschrieben oder von Mitarbeitern erbeten wird. Dabei wird die Chance vertan, die Personalentwicklung als Instrument der Talentförderung zu verstehen. Dies bedarf zwar einer umfassenden strategischen Planung und größerer Investitionen, allerdings rentieren sich diese. So können nicht nur Fachkräftelücken hausintern geschlossen werden. Zugleich kann der Personalentwicklungsplan beispielsweise auch dem Renteneintritt von bestimmtem Personal Rechnung tragen und gezielt die Nachfolger ausbilden.

Personaleinsatzplanung

Dieser Aspekt betrifft vor allem Unternehmen mit unterschiedlichen Abteilungen und/oder Niederlassungen. In der Einsatzplanung kann festgelegt werden, welche Mitarbeiter rotieren können. Diese Überlegung bietet zwei Chancen: Durch eine Rotation kann beispielsweise kurzfristig ein Ausfall in einer Abteilung aufgefangen werden. Durch die Rotation sammelt ein Mitarbeiter aber auch neue Kenntnisse und Erfahrungen. Er kann auf diese Weise wertvolle Rückmeldungen geben.

Teil der Personaleinsatzplanung in kleineren Betrieben ist auch die Arbeitszeitplanung. Dabei ist Gerechtigkeit der zentrale Maßstab. Die Mitarbeiter möchten zum Beispiel erkennen, dass nicht immer dieselben Personen am Wochenende arbeiten müssen.

Personalkostenplanung

In der Personalkostenplanung sind alle Kosten aufzuführen, die mit dem Personal in Zusammenhang stehen. In der Regel werden dabei einzelne Pläne für ein Jahr, drei sowie fünf Jahre aufgestellt, um einen Eindruck über die Kostenentwicklung zu bekommen. Ausdrücklich eingeschlossen sind Ausgaben für das Anwerben neuer Fachkräfte sowie Weiterbildungsmaßnahmen. Idealerweise erhält der Personalkostenplan verschiedene Posten bzw. Budgets. Dies erleichtert das Umschichten von Geldern. Wird beispielsweise Personal freigesetzt, gestattet der Kostenplan eine direkte Übersicht, wie viel Geld auf diese Weise gewonnen wird. Ein Teil dieser Einsparungen könnte dann in Weiterbildung fließen.

Lohnumsatzplanung

Die Lohnumsatzplanung ist in der Personalplanung eng mit der Personalkostenplanung verknüpft. Manche Betriebe setzen den Umsatz als zentrale Kennzahl für das verfügbare Lohnvolumen: Wenn sie Betrag X einnehmen, so können sie Zahl Y als Gehalt auszahlen, lautet die Logik. Über die Umsätze bestimmen sie, ob sie Gehälter erhöhen können, ob sie neues Personal einstellen oder ob sie Mitarbeiterstellen abbauen müssen. Viele Experten betrachten die Lohnumsatzplanung als optional in der Personalplanung. Doch tatsächlich ist sie als Kennzahl bezüglich des Return of Investment immer sinnvoll. Schließlich zeigt die Zahl auf, ob steigende Löhne tatsächlich zu steigenden Umsätzen führen. Dabei werden Personalnebenkosten wie Investitionen in Weiterbildungsangebote, die sich erst mittel- und langfristig auswirken, ignoriert. Der Wert gibt so für die laufenden Geschäfte eine wertvolle Rückmeldung.

Personalfreisetzung

In schlechten Zeiten muss Personal abgebaut werden. Häufig trifft es dabei jüngere Mitarbeiter, was mittel- und langfristig zu Problemen führt. Eine sozialverträglichere Lösung, die auch dem Unternehmen hilft, ist es, frei gewordene Stellen nicht zu berücksichtigen. Vor der Personalfreisetzung sollte außerdem ein Überblick erstellt werden, in welchen Abteilungen wie viele Mitarbeiter das Unternehmen in den kommenden drei bis fünf Jahren verlassen. So wird sichergestellt, dass durch die Personalfreisetzung nicht einige Abteilungen besonders belastet werden müssen. Im Zweifel können Abteilungen auf diese Weise frühzeitig zusammengelegt werden.

Fazit: Planen Sie ganzheitlich

Die sieben Aspekte zeigen, dass die Personalplanung ein strategischer Prozess ist, der sich nicht auf einen Bereich versteifen darf. Vielmehr sollten Unternehmen ganzheitlich planen. Nur durch ein multidimensionales Konzept, das Gegenwart und Zukunft, laufende Kosten sowie auch die Notwendigkeit zu gezielten Investitionen berücksichtigt, kann sie gelingen. Das enge Zusammenspiel zwischen Unternehmensführung und HR-Abteilung ist dabei zwingend notwendig, damit jede Seite regelmäßig einen „Realitäts-Check“ der Vorschläge und Vorstellungen der anderen Seite vornehmen kann. Unternehmensführungen wissen beispielsweise nicht unbedingt um die Erschwernisse und Kosten, die es braucht, gutes Personal zu finden. Die HR-Abteilung hat dagegen keinen Überblick, welche Talente es bereits im Betrieb gibt, die das Potenzial haben, sich weiterzuentwickeln. Nur gemeinsam werden deshalb die nötigen Synergien für eine erfolgreiche Personalplanung freigesetzt.

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