Eine Kündigung aussprechen – die wichtigsten Tipps für Arbeitgeber

Die Wirksamkeit einer Kündigung hängt von bestimmten Voraussetzungen ab, die Sie als Arbeitgeber kennen sollten. Das gilt für die ordentliche Kündigung ebenso wie für die fristlose Kündigungserklärung. Da müssen Formalien eingehalten werden, Kündigungsgründe aufgeführt, Fristen eingehalten und der Zugang beim Arbeitnehmer beachtet werden. Außerdem sollten Sie ein Kündigungsgespräch mit dem Mitarbeiter führen, in dem Fingerspitzengefühl gefragt ist. Was das im Einzelnen bedeutet, das erfahren Sie hier.

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1. Die ordnungsgemäße Kündigungserklärung: Form und Inhalt

Die Kündigung bedarf grundsätzlich der Schriftform. Das ist zwingend in § 623 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) vorgeschrieben. Wer als Arbeitgeber die Kündigungserklärung mündlich ausgesprochen hat, muss sie in schriftlicher Form nachreichen. Kündigungen per SMS, per E-Mail oder per Fax müssen vom Arbeitnehmer nicht akzeptiert werden. Zu den Formalien des Kündigungsschreibens gehören der vollständige Name und die Adresse des Arbeitnehmers. Außerdem muss aus der Kündigung klar und unmissverständlich hervorgehen, dass der Arbeitsvertrag aufgelöst werden soll. Einer Begründung bedarf es bei einer ordentlichen Kündigung nicht. Anderes gilt für die fristlose Kündigung, die nur dann ausgesprochen werden darf, wenn nach § 626 Abs. 2 BGB ein wichtiger Grund vorliegt. Unabhängig davon, ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung handelt, muss sie den Hinweis enthalten, dass sich der Arbeitnehmer zeitnah bei der zuständigen Agentur für Arbeit arbeitslos melden muss. Ansonsten droht ihm eine Minderung des Arbeitslosengeldes. Das Kündigungsschreiben sollte auf dem Briefpapier des Unternehmens ausgedruckt sein und mit der Unterschrift des Arbeitgebers oder einer zur Vertretung berechtigten Person enden.

2. Kündigungsfristen und Fristbeginn

Kündigungsfristen schieben das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus. Das bedeutet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer bis zum Ende der Kündigungsfrist die gegenseitigen Leistungspflichten aus dem Arbeitsvertrag erbringen müssen, nämlich Erbringen der Arbeitsleistung einerseits und Entgeltzahlung andererseits. Kündigungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Mindestfristen oder basieren auf dem Individualarbeitsvertrag beziehungsweise auf einer tarifvertraglichen Regelung. Die in § 622 BGB normierten Kündigungsfristen gelten dann, wenn weder der Arbeitsvertrag noch der anwendbare Tarifvertrag Kündigungsfristen enthalten oder die darin enthaltenen Bestimmungen für den Arbeitnehmer nachteilig sind. Während einer vereinbarten Probezeit gilt nach § 622 Abs. 3 BGB eine Kündigungsfrist von zwei Wochen. Ansonsten gilt nach § 622 Abs. 1 BGB zu Vertragsbeginn eine Kündigungsfrist von vier Wochen entweder zum Monatsende oder zum 15. eines Monats. Je länger das Arbeitsverhältnis dauert, umso länger wird nach § 622 Abs. 2 BGB die Kündigungsfrist. Die Frist beginnt, wenn dem Arbeitnehmer die Kündigungserklärung zugegangen ist.

3. Zugang des Kündigungsschreibens: Nachweis obliegt Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss den Zugang der Kündigungserklärung beim Arbeitnehmer nachweisen können. Deshalb ist die Zustellung durch einen Boten die sicherste Methode, sofern dieser genau notiert, wann er wem das Kündigungsschreiben übergeben hat oder sich den Zugang vom Mitarbeiter selbst quittieren lässt. Was aber ist, wenn der Arbeitnehmer auf einer Urlaubsreise ist? Dann hat der Arbeitnehmer keine Möglichkeit, einen eingeworfenen Brief entgegenzunehmen. So kann es passieren, dass der Arbeitnehmer nach seiner Rückkehr aus dem Urlaub die Frist versäumt hat, innerhalb der er eine Kündigungsschutzklage erheben kann. Denn die Frist beginnt, unabhängig von der Abwesenheit des gekündigten Arbeitnehmers, im Zeitpunkt des Zugangs des Kündigungsschreibens. Aber: In diesem Fall kann er einen Antrag auf die nachträgliche Zulassung der Klage stellen. Problematisch ist der Zugang bei einem Einschreiben mit Rückschein. Findet der Arbeitnehmer den Benachrichtigungsschein der Post, zum Beispiel nach seiner Rückkehr aus dem Urlaub, vor, ist die Kündigungserklärung nach der Rechtsprechung erst dann zugegangen, wenn der Arbeitnehmer das Einschreiben tatsächlich abholt. Das Datum des Zugangs sowie das Datum auf dem Benachrichtigungsschein sind unerheblich. Deshalb ist diese Versandart nicht empfehlenswert.

4. Kein Ausschluss der ordentlichen Kündigung

Die ordentliche Kündigung darf nicht ausgeschlossen sein. In Betracht kommen zwei Möglichkeiten: der Ausschluss durch Gesetz oder der Ausschluss aufgrund einer einzelvertraglichen oder tarifvertraglichen Regelung oder aufgrund einer Betriebsvereinbarung. Die Kündigung kann durch das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) ausgeschlossen sein. Es kommt allerdings erst dann zur Anwendung, wenn in einem Unternehmen mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigt sind und der von der Kündigung betroffene Mitarbeiter seit mindestens sechs Monaten in diesem Unternehmen beschäftigt ist. Liegen diese Voraussetzungen vor, brauchen Sie als Arbeitgeber einen berechtigten Grund, der personenbedingt, betriebsbedingt oder verhaltensbedingt sein muss. Handelt es sich um Personengruppen, die besonderen Kündigungsschutz genießen, zum Beispiel Schwangere, Mütter bis vier Monate nach der Geburt, Mütter und Väter in der Elternzeit, Auszubildende, Pflegende, Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats oder schwerbehinderte Menschen, ist eine Kündigung nur unter erschwerten Bedingungen möglich. Oftmals müssen zuvor behördliche Genehmigungen eingeholt werden.

5. Die Besonderheiten der fristlosen Kündigung

Bei der fristlosen beziehungsweise außerordentlichen Kündigung gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Sofern ein wichtiger Grund vorliegt, kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis ohne Berücksichtigung der geltenden Fristen kündigen. Allerdings muss er die fristlose Kündigung zeitnah aussprechen, also sobald er Kenntnis vom Vorliegen eines wichtigen Grundes hat. Beispielhaft für einen wichtigen Grund sind Arbeitsverweigerung, grobe Beleidigungen, ausländerfeindliche oder rassistische Äußerungen, strafbare Handlungen im Zusammenhang mit der Arbeit, Selbstbeurlaubung, fortwährende Unpünktlichkeit und sexuelle Belästigung.

So führen Sie ein Kündigungsgespräch

Bevor Sie als Arbeitgeber eine Kündigung aussprechen, sollten Sie das persönliche Gespräch mit dem Mitarbeiter suchen, auch, wenn es eine unangenehme Aufgabe ist. Ein Kündigungsgespräch ist Teil der Imagepflege. Wer als Arbeitgeber hier rüde verfährt, muss damit rechnen, dass sich das sehr schnell regional oder im Netz herumspricht, was Ihrem Image als Arbeitgeber, aber auch als Dienstleister, schaden kann. Deshalb sollten Sie bei einem Kündigungsgespräch Fingerspitzengefühl beweisen.

• Die erste und entscheidende Hürde ist die Gesprächseröffnung, die Sie kurz halten sollten. Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter ein Getränk an und fragen Sie nach seinem Befinden. Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter mit Namen an.
• Dann sollten Sie sehr schnell zur Sache kommen. Verwenden Sie eine klare, freundliche Sprache, wenn Sie die Kündigungsbotschaft in der Ich-Form übermitteln. Formulieren Sie die Botschaft, sprechen Sie von einer Trennung, von der Aufhebung des Arbeitsverhältnisses oder auch von Kündigung. Drücken Sie Ihr Bedauern aus und machen Sie deutlich, dass Sie die jetzige Situation Ihres Mitarbeiters nachvollziehen können.
• Anschließend erläutern Sie den Kündigungsgrund und erklären Ihren Entscheidungsweg. Formulieren Sie so, dass deutlich wird, dass die Kündigungserklärung unwiderruflich ist und keiner Diskussion mehr bedarf. Bei einer personen- oder verhaltensbedingten Kündigung können Sie möglicherweise auf bereits geführte Kritikgespräche oder Abmahnungen als Argumentationshilfe zurückgreifen. Anderes gilt für die betriebsbedingte Kündigung. Hier legen Sie den Schwerpunkt auf unternehmenspolitische Entscheidungen, erklären den Sozialplan sowie die Auswahlkriterien.
• Das Wichtigste ist nun gesagt, und der Schock sitzt bei betroffenen Arbeitnehmern tief, von denen die meisten wissen wollen, wie es weiter geht. Dann übermitteln Sie kurz alle notwendigen Informationen über eine mögliche Freistellung, über das Urlaubs- und Weihnachtsgeld, die betriebliche Altersvorsorge, das Arbeitszeitguthaben und möglicherweise auch über eine Abfindung. Sofern es möglich ist, bieten Sie Unterstützung für die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz an. Offerieren Sie ein wohlwollendes Zeugnis oder bieten Sie sich als Referenzgeber an.
• Anschließend leiten Sie zum Abschluss des Gesprächs über. Sie können dem Mitarbeiter an dieser Stelle das Kündigungsschreiben aushändigen, ihm ein Folgegespräch anbieten oder ihn fragen, ob er an den Arbeitsplatz zurückkehren, den Betriebsrat konsultieren oder lieber nach Hause gehen möchte. Abhängig von der Tätigkeit kann ein Mitarbeiter nach einem Kündigungsgespräch ein erhöhtes Risiko für sich und andere darstellen. Das gilt insbesondere für eine mögliche Verletzungsgefahr für sich und andere aufgrund seiner psychischen Verfassung.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass Kündigungen ein wichtiger Teil der Personalpolitik sind. Wenn sie ausgesprochen werden müssen, sollte das mit dem nötigen Fingerspitzengefühl geschehen und auch mit der erforderlichen fachlichen Kompetenz. Nur so lassen sich Pannen vermeiden, die ein Unternehmen Geld kosten und die mit einem Imageverlust verbunden sein können.