Ein Mitarbeitergespräch optimiert die Zusammenarbeit und erleichtert die Zielerreichung

Das Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten Instrumente der Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Abhängig vom Anlass bekommen Arbeitnehmer in diesem Rahmen beispielsweise Feedback über ihr Verhalten oder sie erfahren, wie ihre Leistung bewertet wird. Alternativ kann ein Mitarbeitergespräch auch Teil der Personalentwicklungsstrategie sein oder der Lösungsfindung in sich anbahnenden Konfliktsituationen dienen. Es gibt zahlreiche Gründe für ein professionell geführtes Mitarbeitergespräch.

Warum das Mitarbeitergespräch so wertvoll ist

Grundsätzlich bilden Mitarbeitergespräche die Grundlage für gegenseitiges Vertrauen und Wertschätzung und weisen bei professioneller Durchführung ein hervorragendes Aufwands-Nutzen-Verhältnis auf.

In Unternehmen gehört ein gewisses Maß an Konflikten zum Alltag. Viele regeln sich von alleine, andere wiederum erfordern eine zeitnahe Thematisierung, um eine Eskalation zu verhindern. Sollen Lösungen gefunden oder bestimmte Verhaltensweisen kritisiert werden, bietet das Mitarbeitergespräch ein hervorragendes Podium – vor allem dann, wenn es professionell geführt wird. Sieht sich eine Führungskraft gezwungen, Kritik zu äußern, nutzt sie das Mitarbeitergespräch im Idealfall nicht, um einen Beschäftigten als Person abzukanzeln, sondern um auf ein konkretes Fehlverhalten hinzuweisen und gleichzeitig auch individuelle Stärken anzuerkennen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Vorgehensweise nachweislich Verhaltensänderungen bewirkt und Prozesse in Gang setzt, die sich nachhaltig positiv auf die Gesamtleistung auswirken.

Unverzichtbar ist das Mitarbeitergespräch auch im Rahmen der Personalentwicklung. Ob es sich beispielsweise um die Versetzung eines Mitarbeiters handelt oder um die Aufforderung zur beruflichen Weiterbildung: Ein gut geführtes, persönliches Mitarbeitergespräch erhöht die Akzeptanz der geplanten Maßnahmen und steigert die Motivation, sie bestmöglich zu nutzen. Je vertrauensvoller die Gesprächsatmosphäre und je wertschätzender der Umgangston, desto offener werden Mitarbeiter auf die Aussagen ihrer Vorgesetzten reagieren.

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Führungskräfte argumentieren häufig gegen Mitarbeitergespräche

Trotz der zahlreichen Vorteile nimmt das Mitarbeitergespräch in vielen Unternehmen immer noch eine vernachlässigte Position ein. Vor allem Führungskräfte sind immer wieder schwer vom Nutzen dieser Maßnahme zu überzeugen. Häufig ist es der Zeitaspekt, den sie anführen, um sich nicht mit einem Mitarbeiter zusammensetzen zu müssen. Die schwierige Verständigung auf einen gemeinsamen Termin wird genauso als Gegenargument eingebracht wie der Hinweis darauf, dass wichtigere Dinge auf der Tagesordnung stünden und eine dringende Notwendigkeit für ein Mitarbeitergespräch nicht gegeben sei.

Doch die tatsächlichen Gründe dafür, dass ein Mitarbeitergespräch verweigert wird, liegen häufig tiefer. Vielen Führungskräften fehlen die Werkzeuge im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern, und nur eine entsprechende Qualifizierung kann daran etwas ändern.

Ein anderer Grund, der verhindert, dass Mitarbeitergespräche zustandekommen, ist oft deren gefühlte Sinnlosigkeit. Sind Vorgesetzte davon überzeugt, dass sich im Anschluss ohnehin nichts ändern wird, verwenden sie ihre Zeit lieber für andere Dinge. Diese Haltung ist für den Unternehmenserfolg gefährlich, denn sie wird schnell als mangelndes Engagement der Führungsetage ausgelegt und die Motivation der Mitarbeiter sinkt. Springen Führungskräfte hingegen über ihren Schatten und lassen sich auf ein gut vorbereitetes Mitarbeitergespräch ein, können sie in der Regel auf die Sichtweise ihres Gesprächspartners einwirken und seine Kooperationsbereitschaft erhöhen.

Welche Grundformen des Mitarbeitergesprächs gibt es?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Mitarbeitergesprächen: die anlassbezogene und die institutionalisierte Variante.

Anlassbezogene Gespräche basieren immer auf einem konkreten Anlass und können sowohl von Führungskräften als auch von Mitarbeitern initiiert werden. Mögliche Anlässe sind:

• Veränderung von Arbeitsabläufen
• Besprechung der Arbeitsleistung
• Konflikte
• Fehlzeiten von Beschäftigten
• Arbeitsunfälle
• Fehlverhalten von Mitarbeitern

Im Gegensatz zu anlassbezogenen Gesprächen finden institutionalisierte Mitarbeitergespräche in regelmäßigen Intervallen statt und beziehen sich inhaltlich auf einen längeren Zeitraum. Häufig bilden unternehmensinterne Regelungen die Grundlage für ein institutionalisiertes Mitarbeitergespräch, das beispielsweise die nachfolgend genannten Themen zum Inhalt hat:

• persönliche Zielvereinbarungen
• Definition von Maßnahmen zur Zielerreichung
• Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
• allgemeines Feedback
• Karriereplanung und Maßnahmen zur Personalentwicklung
• Kommunikation übergeordneter Ziele
• das Aufgreifen von Ideen und Kritikpunkte des Mitarbeiters oder
• die Optimierung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten.

So führen Sie ein professionelles Mitarbeitergespräch

Jedes Mitarbeitergespräch erfordert eine individuelle Vorbereitung. In diesem Zusammenhang hat sich das sogenannte 3-Phasen-Schema bewährt. Es passt sich in einfachen Schritten den speziellen Anforderungen verschiedener Themen an und bietet ein hohes Maß an Sicherheit bei der Vorbereitung. Die 3 Phasen sind:

• Phase 1: Analyse und Feedback
  -> In dieser Phase analysieren Sie den Status Quo so sachlich und wertfrei wie möglich und geben dem jeweiligen Mitarbeiter ein faires Feedback.
• Phase 2: Planung und Ziele
  -> In dieser Phase planen Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter themenbezogen die weitere Vorgehensweise und setzen konkrete, erreichbare Ziele.
• Phase 3: Perspektive und Entwicklung
  -> In dieser Phase geht es darum, allen Beteiligten eine Perspektive für die Zukunft zu bieten. Klären Sie, wie die weitere Zusammenarbeit aussehen wird und welche Entwicklungsmöglichkeiten gegeben sind.

Die zehn Regeln eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs

Für Arbeitnehmer ist ein Mitarbeitergespräch häufig wesentlich belastender als für die Führungskraft. Wollen Sie die Belastung möglichst gering halten, um ein zielführendes Gespräch zu ermöglichen, werden die folgenden zehn Regeln Sie bei diesem Vorhaben unterstützen.

• Stellen Sie eine angenehme Atmosphäre her.
• Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Inhalte.
• Geben Sie Wahrnehmungen nur aus Ihrer persönlichen Perspektive wieder.
• Sprechen Sie Probleme sachlich an.
• Ihr Feedback ist fair, wenn Sie ein Gleichgewicht zwischen Lob und Kritik herstellen.
• Liefern Sie Anregungen zu Verbesserungen.
• Argumentieren Sie transparent und erklären Sie Ihre Sichtweise.
• Jeder Mitarbeiter hat eine gewisse Sozialkompetenz. Gehen Sie positiv darauf ein.
• Vereinbaren Sie klare und messbare Ziele.
• Dokumentieren Sie das Gespräch in einem Protokoll für den Mitarbeiter.

Mitarbeitergespräche sind für beide Seiten von großem Wert

Von einem professionell geführten Mitarbeitergespräch können alle Beteiligten profitieren. Unabhängig vom Thema bildet es immer die Grundlage für eine effektive und vertrauensvolle Zusammenarbeit – vor allem dann, wenn das Gespräch auf gegenseitigem Respekt basiert. Um den größtmöglichen Profit aus einem Mitarbeitergespräch ziehen zu können, ist eine gute Vorbereitung ebenso wichtig wie eine souveräne Gesprächsführung und eine gründliche Nachbereitung. Ehrliche und fair geführte Mitarbeitergespräche stärken jedes einzelne Mitglied des Unternehmens und damit das Unternehmen selbst.

Arbeitnehmer dürfen Mitarbeitergespräche übrigens nicht verweigern. Ist dies dennoch der Fall, handelt es sich um einen arbeitsvertraglichen Pflichtverstoß. Mehrfache Weigerungen haben eine Abmahnung zur Folge.