Grundlagen des Bewerbermanagements

Bewerbermanagement – ein unverzichtbares Instrument der Personalbeschaffung

Modernes Management von Bewerbungsprozessen ist durchdacht und beinhaltet das gesamte Verfahren von der Stellenausschreibung bis zur Kontaktaufnahme nach der Auswahl. Dabei verfolgt ein Unternehmen unterschiedliche Ziele. Obwohl das Thema Effizienz eine wichtige Rolle spielt, beinhaltet das Bewerbermanagement weitere für das Unternehmen relevante Ziele. Dazu zählen beispielsweise die positive Außendarstellung an sich oder die Auswahl des für den Tätigkeitsbereich idealen Mitarbeiters.

© Fotolia/REDPIXEL

Wichtige Ziele im Bewerbermanagement

Ein professionelles Bewerbermanagement ist immer auf mehrere Ziele fokussiert. Selbstverständlich erhält die Effizienz eine hohe Priorität. Durch den hohen Automatisierungsgrad der einzelnen Prozesse ergibt sich eine signifikante Einsparung von Zeit und Kosten. Aber auch weiche Faktoren wie die gelebte Unternehmensphilosophie im Außenauftritt spielen eine wichtige Rolle.

Dazu zählt beispielsweise die gelebte Wertschätzung der Bewerber, indem sich die Durchlaufzeiten vom Eintreffen bis zur Entscheidung deutlich reduzieren oder das Unternehmen in Form von Statusmeldungen regelmäßig informiert. Dadurch vermitteln Sie ein positives Gefühl und stärken das Unternehmens-Image.

Genauso wichtig ist es jedoch für das Unternehmen, den idealen Kandidaten aus dem Bewerberpool zu identifizieren. Dies erleichtert ein professionelles Management der Bewerbungen in erster Linie durch die vereinfachten Bearbeitungswege, aber auch durch die unkomplizierte Bildung sogenannter Talente-Pools.

Stellen Sie sich vor, …

… Sie haben eine oder mehrere Stellenausschreibungen in den unterschiedlichsten Medien veröffentlicht und plötzlich trifft eine Flut an Bewerbungen ein, die Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern bearbeiten. Ein Vorgang, der unwiederbringliche Zeitressourcen in Anspruch nimmt und den normalen Arbeitsfluss massiv behindert. Vor allem für mittelständische Unternehmen eine Aufgabe, die nur mit dem minimalsten Aufwand erledigt werden kann.

Es fehlt die Zeit, den Bewerbern zu signalisieren, dass die Unterlagen eingetroffen sind und oft ist es sogar unmöglich, Absagen zeitnah zu versenden. Denn Sie können sich ausschließlich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren.

Die Folge: Der Außenauftritt Ihres Unternehmens erleidet durch die fehlende Wertschätzung der Bewerber nicht wieder gutzumachenden Schaden und unter Umständen übersehen Sie den perfekten potenziellen Mitarbeiter.

Die Lösung: Ein ausgereiftes und gut strukturiertes Bewerbermanagement, das Sie entweder manuell oder automatisiert führen.

Welche Prozesse sind Teil des Bewerbermanagements?

Ob Sie nun bereits innovative Softwarelösungen für das Bewerbermanagement in Ihrem Unternehmen nutzen oder den Großteil manuell erledigen: Bei den einzelnen Schwerpunkttätigkeiten handelt es sich immer um Prozesse mit einzelnen Aufgaben.

• Stellenausschreibung
• Bewerbungseingang
• Erster Auswahlprozess
• Kontaktaufnahme nach der Erstauswahl

Als Grundgerüst des Bewerbermanagements sind diese Prozesse Standard, da sie die logische Abfolge der Personalsuche darstellen. Wie Sie jedoch die einzelnen Aufgaben innerhalb der Prozesse organisieren und managen, stellt die Weichen für ein erfolgreiches Bewerbermanagement. Im Idealfall, und abhängig von der Unternehmensgröße, arbeiten Sie mit einer entsprechenden Software, um ihr Bewerbermanagement zu professionalisieren und die genannten Ziele zu erreichen.

Warum die Stellenausschreibung der zweite Schritt im Bewerbermanagement ist

Für viele Unternehmen ist die Stellenausschreibung der erste Schritt der Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter. Allerdings bildet die Basis jeder erfolgreichen Stellenausschreibung ein aussagekräftiges Tätigkeits- und Anforderungsprofil. Ein durchdachtes Bewerbermanagement hat diese Informationen sozusagen vorrätig. Denn als Professional haben Sie diese Profile bereits für jede einzelne Position in Ihrem Unternehmen erarbeitet und aktualisieren sie regelmäßig.

Spezielle Softwarelösungen für das Managen von Bewerbungen bieten zahlreiche Funktionalitäten, die Sie bei der Erstellung der Stellenausschreibung unterstützen. Die dafür erforderlichen Informationen rufen Sie aus den im System hinterlegten Tätigkeits- und Anforderungsprofilen ab.

Die Vorteile der automatischen Bearbeitung eingehender Bewerbungen?

Sobald Sie eine Stellenausschreibung veröffentlichen, trifft in den meisten Fällen eine wahre Flut an Bewerbungen ein. Allerdings ist die Digitalisierung von Unternehmen und Bewerbern einstweilen weit fortgeschritten. Daraus ergibt sich die Möglichkeit der Automatisierung. Mit der richtigen Software erfassen Sie oder Ihre Mitarbeiter alle eingehenden Bewerbungen und versenden eine automatisch erstellte Empfangsbestätigung. Gleichzeitig leitet das System die Bewerbungen an den richtigen Ansprechpartner weiter.

Zeigen Sie an den potenziellen Mitarbeitern Interesse und versenden Sie zwischendurch Statusmeldungen zum Bewerbungsprozess.

Der Auswahlprozess im Bewerbermanagement

Sind alle eingehenden Bewerbungen verarbeitet und an den Ansprechpartner weitergeleitet, beginnt der schwierigste und zeitaufwendigste Teil des Bewerbungsprozesses: Der Auswahlprozess nach einem intern festgelegten Verfahren. Hier zeigen sich wiederum die Vorteile der softwaregestützten Verarbeitung.

Denn anhand formaler Kriterien übernimmt das System bereits eine Vorauswahl für Sie. Es ist in der Lage, Kompetenzen abzugleichen und zu bewerten sowie Top-Kandidaten zu identifizieren. Obwohl Sie mit Sicherheit noch eine persönliche Sichtkontrolle durchführen, erhalten Sie durch das automatisierte Bewerbermanagement unverzichtbare Unterstützung.

Nach der Auswahl ist vor der Auswahl

Sie befinden sich in der vorletzten Phase des Bewerberprozesses und informieren den Großteil der Bewerber, dass Sie bedauerlicherweise nicht in die engere Wahl für diese Position kamen. Die glücklichen fünf oder zehn Bewerber laden Sie zum persönlichen Gespräch ein. Nun sind Sie auf sich alleine gestellt und treffen die schwierige Entscheidung, wer die ideale Ergänzung des bestehenden Teams sein wird.

Denken Sie jedoch daran, dass nach der Auswahl bereits wieder vor der Auswahl ist. Hinterlegen Sie die Informationen aller für das Unternehmen grundsätzlich interessanter Kandidaten in Ihrem Talente-Pool. Vielleicht finden Sie für die nächste freie Stelle genau hier Ihren perfekten Mitarbeiter und sparen so Zeit und Kosten.

Warum Bewerbermanagement für Ihr Unternehmen wichtig ist

Ein professionell gestaltetes Bewerbermanagement unterstützt Sie im Bewerbungsprozess und hilft Ihnen, wertvolle Zeit sowie hohe Kosten einzusparen. Gleichzeitig wirkt es sich auf die positive Wahrnehmung Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit aus. Allerdings kann es noch viel mehr, wenn Sie alle Ressourcen dieses Instrumentes nutzen.

Innovative Softwarelösungen finden vor allem in mittelständischen bis großen Unternehmen ihren Einsatz. Dies spricht jedoch nicht gegen die Implementierung eines Bewerbermanagements nach den bisher beschriebenen Kriterien. Denn auch eine manuelle Durchführung der verschiedenen Prozesse unterstützt Sie bei der Erreichung der genannten Ziele.

Bewerbermanagement im E-Recruiting

Wissen Sie, wie viel Zeit Sie haben, sich einem potenziellen Bewerber als möglicher Arbeitgeber zu präsentieren? Unabhängig davon, ob Sie die Stellenanzeige auf Ihrer Website präsentieren, auf Online-Portalen oder im Stellenmarkt von Online-Medien: Es bleiben Ihnen nicht mehr als drei Sekunden Zeit, um potenzielle Bewerber von sich zu überzeugen. Dies gilt für gewünschte Initiativbewerbungen gleichermaßen wie für aktuell zu vergebende Positionen.

Die Lösung sind Softwarelösungen, die Anwender bei der Gestaltung der Unternehmenspräsentation in Form der Stellenausschreibung unterstützen. Für diesen Zweck bieten sie spezielle Formatvorlagen an, die nach neusten Erkenntnissen des Eye-Trackings gestaltet sind.

Das Management von Bewerbungen beinhaltet allerdings noch mehr. So ist es für Sie als Unternehmen wichtig, ein möglichst breites Segment Ihrer Zielgruppe zu erreichen. Analysieren Sie die Karriereseite Ihrer Website auf die Abbruchrate der Nutzer und optimieren Sie diese anhand der gewonnenen Erkenntnisse.

Grundsätzlich bieten sich verschiedene Analyse-Tools des SEO-Marketings an, um das Bewerbermanagement im E-Recruiting zu optimieren.

Mit Sorgfalt konzeptioniertes Bewerbermanagement bringt Sie ans Ziel

Um zu verhindern, dass die Welt über Ihnen und Ihren Mitarbeitern während der Suche nach einem neuen Talent zusammenbricht, sollten Sie ein durchdacht konzeptioniertes Bewerbermanagement in Ihr Unternehmen implementieren. Dies ist in Form rein manueller Prozesse zwar möglich; am effektivsten ist es jedoch, eine softwaregestützte Lösung zu entwickeln, die zumindest einen Teil der Prozesse automatisiert bearbeitet. Auf diese Weise erreichen Sie Ihre Ziele, den Außenauftritt Ihres Unternehmens weiter zu optimieren und genau den Mitarbeiter zu gewinnen, der zu Ihnen passt.

Sie sind auf der Suche nach neuen, geeigneten Mitarbeitern? Auf unserer Webseite können Sie kostenfrei Stellenanzeigen veröffentlichen.