Personaldienstleister gehören in vielen mittleren und großen Unternehmen zum Alltag. In den Bereichen IT, Produktion oder Engineering ist es beispielsweise üblich, dass Firmen auf entsprechende Unterstützung bauen. Doch dies hat auch eine Schattenseite: Immer häufiger müssen Geschäftsbeziehungen zu mehreren Personaldienstleistern parallel gesteuert werden. Dies ist aufwendig und kann zu Qualitätsproblemen bei der Rekrutierung führen. MSP und RPO bieten sich als neue Wege an, um effizienter mit den Dienstleistern zusammenzuarbeiten.

Personaldienstleister © Monkey Business Images/Shutterstock.com

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Der grundlegende Ansatz: Der Personaldienstleister als Intermediär

MSP steht für „Managed Service Providing“ („Dienstleistungsbereitstellung nach Bedarf“). RPO ist die Kurzform für „Recruitment Process Outsourcing“ („Auslagerung des Rekrutierungsprozesses“). Beide Konzepte sind in einer Hinsicht identisch. Sie sehen vor, dass ein zusätzlicher Personaldienstleister als Intermediär zwischen das eigentliche Unternehmen und die weiteren externen Anbieter geschaltet wird. Die Herangehensweise unterscheidet sich dabei grundsätzlich. MSP ist ein umfassendes Konzept, das dem Dienstleister faktisch das Personalmanagement über die externen Kräfte überträgt. RPO ist wesentlich kleinteiliger und beschränkt sich auf den Rekrutierungsprozess. Beide Ansätze stammen vom Master-Vendor-Konzept ab.

Das Master-Vendor-Konzept

Das Master-Vendor-Konzept beabsichtigt, dass ein Personaldienstleister einem Unternehmen erst einmal Mitarbeiter aus seinem eigenen Pool stellt. Ist dieser erschöpft, wendet er sich an weitere Personaldienstleister und rekrutiert hierfür frische Kräfte. In der Regel stellt der Master-Vendor („Meister-Anbieter“) direkt im Unternehmen einen Mitarbeiter ab, der für die Personalsteuerung zuständig ist. Dieser Mitarbeiter kann beispielsweise das Signal geben, dass frische Kräfte in die Firma geschickt werden müssen oder nicht. Im Klartext kümmert sich der Master-Vendor also um das Personalmanagement und die Einstellungen.

Die Schattenseite des Konzepts offenbart sich bei der Qualitätsfrage. Nicht immer sind die Mitarbeiter aus dem Pool des Master-Vendors auch die Kräfte, die am besten für die jeweiligen Aufgaben geeignet wären. Viele entsprechende Personaldienstleister arbeiten zudem mit mehr als einem Unternehmen zusammen. Ihre eigene Personaldecke ist entsprechend dünn. Der Rekrutierungsprozess nimmt viel Zeit in Anspruch, was für bestimmte Firmen beispielsweise im Weihnachtsgeschäft fatal sein kann. Das Konzept stößt deshalb schnell an seine Grenzen.

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Managed Service Providing: Personaldienstleister als neutrale Schnittstelle

MSP entwickelt das Master-Vendor-Konzept deshalb weiter und folgt einem Neutralitätsgebot. Was kompliziert klingt, bedeutet eigentlich nur: Der Personaldienstleister stellt keine eigenen Mitarbeiter bereit. Er rekrutiert und managt die Kräfte von anderen Dienstleistern. Der Managed Service Provider hat also nur eine Aufgabe: die möglichst effiziente Verwaltung der externen Mitarbeiter des Kunden. Es fällt ihm auf diese Weise leichter, die bestmöglichen Kräfte für die jeweils anstehenden Aufgaben einzustellen. Zudem entlastet er die Verwaltungsaufgaben des Unternehmens erheblich, weil dieses sich nicht mehr um die Koordinierungen kümmern muss.

Häufig übernimmt der Personaldienstleister zudem auch noch die Steuerung der Lieferanten, weil diese mit dem Personal der weiteren externen Dienstleister zusammenarbeiten müssen. MSP ist deshalb vor allem für große Unternehmen mit vielen Niederlassungen und einer komplizierten Infrastruktur geeignet.

Bei der Auswahl des passenden Dienstleisters ist zu berücksichtigen, welche Serviceangebote er bereithält. Als Beispiel: Gute Managed Service Provider erledigen den Rechnungsverkehr mit den nachgeordneten Personaldienstleistern selbst und stellen dem Unternehmen nur eine Rechnung. Garantiert ist dies freilich nicht. Es ist deshalb in jedem Fall sinnvoll, einem potenziellen Partner klar zu kommunizieren, welche Service-Erwartungen man selbst hat.

Recruitment Process Outsourcing: Auch für kleinere Unternehmen geeignet

Was sich prinzipiell hinter RPO verbirgt, verrät bereits der Name: Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter wird an einen Personaldienstleister ausgelagert. Dieser kann sich entweder ganz um die Einstellung neuer Mitarbeiter kümmern oder nur für spezifische Rekrutierungsaufgaben zuständig sein. Für welche Variante sich ein Unternehmen entscheidet, hängt vom persönlichen Bedarf ab. Eine entsprechende Analyse sollte deshalb stets am Anfang stehen und sinnvollerweise bereits mit dem ausgesuchten Personaldienstleister gemeinsam durchgeführt werden. Dieser kann durch seine Erfahrungen in der Regel gute Dienste leisten.

Bei der Auswahl des Dienstleisters ist als Unternehmen darauf zu achten, ob dieser in der Lage ist, verständlich darzulegen, wie er branchenspezifisch die „Best Talents“ finden kann. Oberflächliche Sätze wie ein „kontinuierliches Scannen des Arbeitsmarkts“ reichen dabei nicht. Der Dienstleister sollte stattdessen über ein belastbares Netzwerk in der jeweiligen Branche verfügen, das er zu Ihren Gunsten einsetzen kann.

Ganz gleich, ob der Personaldienstleister die Rekrutierung insgesamt oder nur teilweise übernimmt – der große Vorteil von RPO ist stets, dass ein Unternehmen so die Schwankungen des Rekrutierungsvolumens austarieren kann. Einstellungsstopps oder rasant wachsende Zahlen neuer Mitarbeiter sind für klassische HR-Abteilungen nur schwer umzusetzen. Externe Dienstleister sind diesbezüglich wesentlich flexibler.

RPO ist zudem auch für kleinere Unternehmen ausgezeichnet geeignet. Während sie beispielsweise in der Regel nicht derart viele Dienstleister beschäftigen, dass MSP nötig werden würde, haben sie bei Rekrutierungen oft große Probleme. Gerade regional agierende Firmen, die nach bestimmten Fachkräften suchen, können oft gar nicht die richtigen Kanäle bedienen, um das passende Personal zu finden. Hier hilft der passende RPO-Dienstleister.

Ist RPO eine Vorstufe von MSP?

Der letzte Gedanke spricht eine Frage an, die häufig gestellt wird. Dürfen Sie sich RPO als eine Vorstufe von MSP vorstellen? Entscheidet die Größe des Unternehmens über die Art, wie man mit einem Personaldienstleister zusammenarbeiten sollte? Ist also beispielsweise folgendes Schema zutreffend:

  • Kleine Unternehmen – RPO
  • Mittlere Unternehmen – RPO/ MSP
  • Große Unternehmen – MSP

Die Antwortet lautet: Grundsätzlich bietet dieses Schema eine gute erste Orientierung. Ausschlaggebend dafür, auf welche Weise Sie mit einem Personaldienstleister zusammenarbeiten sollten, sind zwei Faktoren:

  1. Die Intensität Ihrer Kontakte zu externen Mitarbeitern.
  2. Die Struktur Ihres Unternehmens.

Je komplexer die Intensität Ihrer Kontakte nach außen und die Struktur Ihres Unternehmens sind, desto sinnvoller ist es, wenigstens auf RPO zu setzen – und möglicherweise sogar auf MSP. Und in der Regel gilt: Je komplexer beide Faktoren sind, desto größer ist auch das Unternehmen. Dies liegt in der Natur der Sache.

Fazit

Das Ziel dieses Beitrags war es, aufzuzeigen, wie Sie mit Personaldienstleistern effizienter zusammenarbeiten können. RPO und MSP bieten sich an, um Verwaltungsaufgaben zu verschlanken und die Rekrutierung einfacher sowie besser zu gestalten. Dabei dürfen Sie allerdings nicht vergessen, dass diese Wege kein Selbstzweck sind und nicht immer schulbuchmäßig für jede Firma gleich umgesetzt werden können. Ihr Bedarf steht immer ganz am Anfang und entscheidet darüber, wie die Wege der Zusammenarbeit konkret auszusehen haben.

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