Die digitale Personalakte zählt in immer mehr Unternehmen zur Selbstverständlichkeit und leistet einen wichtigen Beitrag zur effizienten Personalarbeit. Spezielle Softwarelösungen für die elektronische Personalakte versionieren einzelne Dokumente und ein intelligentes Rechtemanagement gewährleistet die erforderliche Vertraulichkeit.

Die wichtigsten Vorteile einer digitalen Personalakte

Beschließt ein Unternehmen, die digitale Personalakte einzuführen, profitiert es von einer Vielzahl an Vorteilen. Dabei gibt es drei Punkte, die vor allem aus Sicht der Kostensenkung besonders wichtig sind.

  • Papier benötigt Platz. Mit der digitalen Ablage gehören zahllose Aktenschränke in riesigen Archivräumen der Vergangenheit an und das Unternehmen gewinnt zusätzliche Raumflächen.
  • Dokumente werden schneller gefunden und die Personalarbeit wird somit effektiver.
  • Digitale Dokumente ermöglichen statistische Auswertungen auf Knopfdruck.
digitale Personalakte © Fotolia/vectorfusionart

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Die digitale Personalakte ersetzt die teure Papierakte

Mit dem Einzug der digitalen Personalakte gehen Unternehmen einen weiteren Schritt im Rahmen der digitalen Transformation. Ein großer Vorteil der digitalen Personalakte ist die drastische Entlastung der Kostenstruktur eines Unternehmens. Trotz der anfänglichen Investition in die Umstellung von der Papier- auf die digitale Akte durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems amortisiert sich diese Investition zeitnah. Ist mit der abgeschlossenen Umstellung das Ziel erreicht, zeigen die optimierten und damit vereinfachten Prozesse ihre messbare Wirkung.

Eine unmittelbare Auswirkung hat die digitale Personalakte auf den Platzbedarf. Papierakten setzen eine sorgfältige Archivierung in entsprechenden Lagerräumen voraus, um alle Dokumente bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen vorschriftsmäßig zu lagern. Im Vergleich benötigt die digitale Personalakte nur ein Minimum an Speicherplatz auf dem Server oder in der Cloud.

​Kostenlose Checkliste: ​Die digitale Personalakte

​​Die wichtigsten Vorteile und rechtlichen Hinweise in der Übersicht.

Größere Effizienz durch die digitale Personalakte

Für die Personalsachbearbeiter beginnt mit der Einführung der digitalen Personalakte eine Zeit maximaler Effizienz. Denn anstelle mühsam in Aktenordnern nach den benötigten Unterlagen zu suchen, reichen nun wenige Klicks, um das gewünschte Dokument aufzurufen. In vielen Fällen sind es nur geringfügige Änderungen, die in einer Personalakte durchzuführen sind. Muss das Dokument bei der Verwendung von Papierakten mangels gespeicherter Inhalte häufig komplett neu erstellt werden, brauchen Personalbeauftragte bei der Nutzung elektronischer Akten nur die Änderung am bestehenden Dokument durchzuführen. Das System sorgt für die kontinuierliche Versionierung geänderter Unterlagen und dadurch für eine revisionssichere Aufbewahrung.

Entlastung der Personalabteilung durch Rechtemanagement

Benötigte ein Mitarbeiter in der Vergangenheit ein bestimmtes Dokument oder wollte er Einsicht in die Personalakte nehmen, erforderte dies eine Terminvereinbarung mit dem Personalsachbearbeiter. Ein aufwendiges Prozedere, das die Arbeitszeit aller Beteiligten beanspruchte. Mit der modernen digitalen Personalakte und einem intelligenten Rechtemanagement erhalten Mitarbeiter automatisch Zugriff auf im Vorfeld definierte Inhalte ihrer Personalakte. Auf diese Weise aktualisieren die Arbeitnehmer bei Bedarf persönliche Daten wie Adresse oder Familienstand oder nehmen, abhängig von den Zugriffsrechten, Einsicht in Dokumente.

Vor allem für größere Unternehmen ist die Verknüpfung der elektronischen Personalakte mit der Zeiterfassung und der Lohnverrechnung zielführend. Daraus ergeben sich zeit- und kostensparende Effekte, wenn der Mitarbeiter beispielsweise Urlaubsanträge auf digitalem Weg einreicht oder das System Fehlzeiten aufgrund von Krankheit automatisch der Personalakte und der Personalverrechnung zuordnet.

Statistische Analysen werden einfacher durchgeführt

Moderne Unternehmen unterliegen einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Dieser erfordert die ständige Auswertung unterschiedlichster Daten. Allerdings sind Optimierungen und Verbesserungen nicht nur in der Produktion, im Vertrieb oder in den Geschäftsprozessen erforderlich. Auch im Personalmanagement ist das Thema KVP ein elementarer Bestandteil.

Nehmen wir als Beispiel die Implementierung eines aktiven Gesundheitsmanagements in ein Unternehmen. Um ein bedarfsgerechtes Konzept erfolgreich zu entwickeln, ist der erste Schritt die Auswertung unterschiedlichster Daten. Dies bedeutet beispielsweise die Beobachtung der Entwicklung von Fehlzeiten an den verschiedensten Arbeitsplätzen, die Erstellung detaillierter Arbeitsplatzbeschreibungen oder die Interpretation zusätzlicher personal- und arbeitsplatzbezogener Informationen. All diese Daten suchen die Personalsachbearbeiter unter großem Zeitaufwand aus den Papierakten oder irgendwelchen Ordnern auf dem Laufwerk zusammen, um sie anschließend in Tabellen, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, zu übertragen. Führt das Unternehmen eine digitale Personalakte, reichen die Filterangaben und wenige Klicks, um in regelmäßigen Zeitabständen aussagekräftige Bewertungen zu erhalten. Die Daten sind sinnvoll abgelegt und für jeden jederzeit auffindbar.

Unkomplizierte Kontrolle der Aufbewahrungspflicht

Ein relevantes Thema ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Inhalte einer Personalakte. Denn laut Arbeitsrecht sind alle Personalunterlagen so lange aufzubewahren, bis mögliche Ansprüche seitens des Arbeitnehmers verjähren. Bei Versorgungsansprüchen ist dies ein Zeitraum von bis zu 30 Jahren. Daraus ergibt sich, dass die Lohnunterlagen ehemaliger Arbeitnehmer bis zum Rentenanspruch oder maximal 30 Jahre verfügbar sind. Scheiden Mitarbeiter aus Gründen des Eintritts in eine dauerhafte Versorgungsleistung aus dem Unternehmen aus, beträgt die Aufbewahrungspflicht sechs Jahre.

Diese Frist verlängert sich auf zehn Jahre, wenn Unternehmen Lohnunterlagen zur Gewinnermittlung heranziehen. Davon betroffen sind folgende in der Personalakte enthaltenen oder mit ihr verbundenen Belege.

  • Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen
  • Inventarlisten und Inventurunterlagen
  • Alle in der Personalakte enthaltenen und in der Buchführung enthaltenen Buchungsbelege
  • Jahresabschlüsse sowie die Jahresabschlusserläuterungen

Die digitale Personalakte vereinfacht dieses Prozedere signifikant. Denn nach Ausscheiden eines Mitarbeiters archiviert der Personalsachbearbeiter die Akten einschließlich der Lohnunterlagen. Nach Ablauf der vorgegebenen Fristen erfolgt die automatische Erinnerung durch das System.

Datenschutz durch digitale Personalakte höher

Ein sensibles Thema ist der Datenschutz hinsichtlich der Inhalte von Personalakten. Um diesen zu gewährleisten, weisen die verschiedenen Softwarelösungen komplexe Rechtemanagementsysteme auf. Damit erhalten ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die digitale Personalakte oder zu Teilinhalten der Akte.

Die digitale Personalakte erfüllt alle vom Gesetzgeber geforderten Vorgaben zum Datenschutz wesentlich zuverlässiger als die klassische Aufbewahrungsform. Denn durch die intelligente Rechtevergabe innerhalb der Software ist der Zugriff auf die Inhalte der Personalakten zuverlässig geschützt. Dies bietet signifikant höheren Schutz der Daten als eine mit einem herkömmlichen Schlüssel verschlossene Archivtür.