Praktisch jeder Berufstätige hat in seinem Leben bereits (mindestens) eine Bewerbungsabsage bekommen. Niemand erhält diese Schreiben gerne, doch werden sie als eine Art nützliches Übel akzeptiert. Schließlich möchte ein Bewerber aus verständlichen Gründen wissen, ob er sich Hoffnungen auf die ausgeschriebene Position machen darf. Die Absagen klingen jedoch oft hölzern, ungeschickt und rufen Frust hervor. Dabei gibt es einige gute Gründe, ein entsprechendes Schreiben mit Stil zu verfassen. Besondere Mühen zahlen sich dabei aus.

Bewerbungsabsage © Shutterstock/marvent

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Bewerbungsabsagen müssten rein rechtlich nicht verschickt werden – Sie sollten es dennoch tun

Rechtlich gesehen müssen Sie überhaupt keine Bewerbungsabsage verschicken. Wenn Sie sich trotzdem dafür entscheiden, brauchen Sie laut Gesetz nicht begründen, weshalb Sie abgesagt haben. Wenn Sie mit Juristen sprechen, werden diese Ihnen deshalb raten, keine Absageschreiben zu verfassen. Grund hierfür ist das sogenannte Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Dieses verbietet Diskriminierungen aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Dadurch setzt das AGG relativ enge Grenzen. Sie dürfen eigentlich nur aufgrund der Qualifikation eines Bewerbers absagen. Viele Schreiben enthalten jedoch die folgende Standardklausel: „Bitte betrachten Sie diese Absage nicht als Wertung Ihrer fachlichen Qualifikation.“ Eigentlich ist die Phrase höflich gemeint; sie soll Anerkennung ausdrücken. Wenn Sie die Bewerbungsabsage jedoch nicht mit der Wertung der fachlichen Qualifikation verbinden, rutschen Sie leicht in den Verbotsbereich des AGG. Ein juristisch gebildeter Bewerber könnte dann mit guten Erfolgsaussichten klagen.

Trotzdem sollten Sie nicht auf die Rechtsabteilung hören, die Ihnen rät, deshalb gar keine Absagen zu versenden. Eine Studie von MetaHR hat herausgefunden, dass über 25 Prozent der Jobsuchenden dies schon einmal erlebt haben und darüber alles andere als erfreut waren. Nie wieder etwas zu hören gehört demnach zu den größten „Nervfaktoren“ im Bewerbungsprozess. Und gereizte Bewerber können Ihnen erheblich schaden: Es beginnt damit, dass sie ihren Familien und Freunden über die fehlende Absage berichten. Solch negative Mundpropaganda verbreitet sich schnell.

Noch wichtiger sind allerdings die Social Media- und Arbeitgeber-Bewertungsportale im Netz. Bewerber, die keine Absage erhalten, machen ihrem Unmut hier gerne öffentlich Luft. Werden Sie als Arbeitgeber häufig auf diese Weise kritisiert, schadet dies Ihrem Ruf erheblich. Gleiches gilt übrigens, wenn moniert wird, dass Ihre Schreiben nichts taugen.

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Bewerbungsabsage mit Stil verfassen: Talente in Reichweite halten

Sie als Arbeitgeber haben aber auch ein persönliches Interesse daran, eine Bewerbungsabsage mit Stil zu verfassen. So wird es wahrscheinlich immer wieder Fälle geben, bei denen es knapp war. Eigentlich war der Bewerber ausgezeichnet qualifiziert, passte aber nicht perfekt auf die ausgeschriebene Stelle. Sie möchten seine Informationen daher für mögliche spätere Vakanzen speichern. Dem muss der Bewerber jedoch schriftlich zustimmen, denn andernfalls müssen Sie seine Unterlagen nach zwei Monaten vernichten. Eine Bewerbungsabsage mit Stil vergrößert natürlich Ihre Chancen, dass der Kandidat nichts dagegen einzuwenden hat. Empfindet er das Schreiben hingegen als fantasielos oder sogar beleidigend, wird er diese Bitte unter Umständen ablehnen.

Die Bewerbungsabsage verfassen: Vermeiden Sie negative Formulierungen

Absageschreiben strotzen oft von negativen Formulierungen. Wörter wie „leider“, „unglücklicherweise“ oder „bedauerlicherweise“ sind Standard. Es ist verständlich, weshalb diese Begriffe in den Absagen auftauchen. Sie sollen Mitgefühl ausdrücken. Tatsächlich hat sich aber gezeigt, dass sie nur den Unmut über die Absage verstärken. Ein sachlicher Ton ist wesentlich besser, Humor oder Späße sind ohnehin absolut tabu.

Schreiben Sie individuell – und nicht gedankenlos

Bewerbungsabsagen werden inzwischen häufig mit einem Generator erstellt. Diese Standardschreiben sind gedankenlos, unübersichtlich und voller Phrasen, die den Kandidaten in der Regel nur frustrieren oder nicht interessieren. Teilweise sind sogar Sätze enthalten, bei denen die Personaler oft selbst nicht mehr verstehen, was diese eigentlich bedeuten.

Als Beispiel: In vielen Absagen steht „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Unterlagen zurück.“ Kaum jemand weiß in der heutigen Zeit noch, dass damit eine rechtliche Entlastung gemeint ist. Früher wollten sich die Arbeitgeber damit gegen den Vorwurf absichern, Sie hätten eine Bewerbung überhaupt nicht beachtet. Wenn Sie allerdings eine Eingangsbestätigung versendet haben, so haben Sie Ihrer rechtlichen Anforderung damit bereits genüge getan. Der Satz mit der Entlastung ist dann überflüssig – dies gilt erst recht, wenn der Kandidat sogar zum Gespräch eingeladen wurde.

Individuelle Schreiben sind aus diesem Grund wesentlich besser. Sie zeigen auch eine gewisse Form der Wertschätzung. Die meisten Bewerber geben sich große Mühe mit ihren Bewerbungen. Sie als Arbeitgeber zeigen durch eine individuelle Note, dass Sie dies achten. Sie können dies beispielsweise in Form einer Aufmunterung ausdrücken und schreiben, dass Sie überzeugt sind, dass der Bewerber mit seinen guten Qualifikationen bald eine Stelle finden wird.

Bei Massenabsagen: Formulieren Sie wenigstens eine personalisierte Ansprache

Einige von Ihnen werden die obigen Zeilen lesen und möglicherweise die Hände über dem Kopf zusammenschlagen und sich fragen, wie weltfremd der Autor dieser Zeilen ist. Es gibt immer wieder Stellenausschreibungen, bei denen sich mehrere Hundert Kandidaten bewerben. Sie können nicht jedem eine individuelle Absage zuschicken, die genau auf seine Bewerbung zugeschnitten ist. Dies ist aus arbeitsökonomischen Gründen unmöglich. Bei solchen Massenschreiben enthält eine Bewerbungsabsage aber häufig nicht einmal eine personalisierte Ansprache. Der Bewerber darf wenigstens erwarten, dass Sie ihn mit Namen ansprechen und nicht mit „Sehr geehrter Bewerber“.

Eine Bewerbungsabsage rechtssicher formulieren

Um eine Bewerbungsabsage rechtssicher zu formulieren, sollten Sie folgende Begründung verwenden: „Ein anderer Kandidat entsprach noch besser unserem Anforderungsprofil.“ Sie begründen die Absage mit der Qualifikation und werten nicht ab. Sie drücken nur aus, dass eine andere Person mit ihrem Profil genau das erfüllte, was Sie suchten. Wenn Sie eine persönliche Note hinzufügen möchten, können Sie beispielsweise anführen, dass die Berufserfahrung (die Fremdsprachenkenntnisse, etc.) den Ausschlag gegeben hat.

Schreiben Sie nicht zu lang und vermeiden Sie Übertreibungen

Manchmal meint es eine Bewerbungsabsage auch zu gut. Zu ausschweifend wird begründet, weshalb es nicht geklappt hat. Kandidaten, die gescheitert sind, möchten in aller Regel keine Romane darüber lesen. Oft werden solche Schreiben zudem mit Übertreibungen kombiniert. Beispielsweise ist hier zu lesen, dass die Personaler von den Qualifikationen sehr beeindruckt waren. Dies ist sehr einfach als Lüge zu erkennen. Denn wenn man von den Qualifikationen wirklich so beeindruckt ist, lädt man den Kandidaten in der Regel zum Gespräch ein. Sachlichkeit sollte auch diesbezüglich vorherrschen.

Ein abschließender Tipp: Bieten Sie telefonisches Feedback an

Die meisten Bewerber schließen nach der Absage mit dem ganzen Prozess ab. Einige Kandidaten wünschen sich jedoch Feedback. Sie möchten für die Zukunft aus ihren Fehlern lernen. Dies sollten Sie bieten. Um rechtlich nicht in bedenkliche Fahrwasser zu geraten, können Sie dem Bewerber in der Absage anbieten, ihm – falls gewünscht – eine telefonische Rückmeldung zu geben. Gerade bei Standardschreiben wird eine solche zusätzliche Offerte honoriert.